إن توظيف السكرتير المناسب لشركتك يتجاوز مجرد إيجاد شخص يجيد إدارة المواعيد أو الرد على الهاتف. فالسكرتير المتميز عادةً ما يكون داعمًا للمديرين التنفيذيين والفرق المشغولة، ويضمن تسهيل العمل داخل المؤسسة بكفاءة وفعالية. في هذا الصدد، من المهم تقييم المهارات والصفات الأساسية التي تُسهم في اختيار سكرتير جيد تقييمًا دقيقًا.
يمكن تحقيق ذلك بفعالية من خلال اختبار إلكتروني مُجدول لتحليل قدرات المرشح بموضوعية. في هذه المقالة، سنتناول أهمية السكرتيرات، ونُحدد بعض المهارات والصفات الأساسية المطلوبة، ونُشير إلى بعض طرق إدارة جميع مسؤوليات التدقيق هذه من خلال OnlineExamMaker بطريقة فعّالة للغاية.
- لماذا تعتبر مهارات السكرتارية مهمة؟
- 6 كفاءات وصفات أساسية لأمناء الشركات
- كيفية إنشاء اختبار عبر الإنترنت للتحقق من مهارات السكرتارية على OnlineExamMaker؟
لماذا تعتبر مهارات السكرتارية مهمة؟
عادةً ما يكون السكرتيرون هم العمود الفقري لأي منظمة، ويُكلَّفون عادةً بإدارة المسؤوليات الإدارية، وتنسيق الاتصالات، وتسهيل سير العمل في المكتب. ويمكن لمستوى كفاءتهم أن يؤثر بشكل مباشر على الإنتاجية، والتنظيم، وحتى على معنويات الموظفين.
6 كفاءات وصفات أساسية لأمناء الشركات
عند توظيف سكرتيرة، يبحث المرء عن عدد من المهارات والسمات الشخصية المهمة. إليك بعض هذه السمات:
1. التنظيم وإدارة الوقت
يجب أن يكون السكرتير منظمًا للغاية، قادرًا على إنجاز عدة مهام في آنٍ واحد بكفاءة. يجب أن يكون المرشح قادرًا على تحديد أولويات العمل، والالتزام بالمواعيد النهائية، وتنظيم مكتبه المزدحم. هذا سيحدد قدرته على العمل بكفاءة تحت الضغط في الأنشطة ذات الوقت المحدد.
2. مهارات التواصل
يتطلب دور السكرتير أساسًا تواصلًا سليمًا وفعالًا. عليه إيصال الرسائل، والتفاعل مع العملاء، والحفاظ على علاقات جيدة داخليًا وخارجيًا باحترافية. ويساهم عرض الاتصالات الشفهية والكتابية بشكل جيد في نقل المعلومات بوضوح ودقة.
3. الاهتمام بالتفاصيل
يجب أن يكون السكرتير دقيقًا للغاية في كل شيء، بدءًا من الالتزام بالجداول الزمنية وإعداد الوثائق وصولًا إلى الرد على الاستفسارات. قد يكون لأي خطأ صغير في بيئة العمل تأثير كبير، ولذلك يجب أن يتمتع المرشحون بالقدرة على التركيز وضمان الدقة في عملهم.
نصيحة احترافية
هل ترغب بتقييم مرشحيك عبر الإنترنت؟ أنشئ تقييمًا مجانيًا لمهارات السكرتارية عبر الإنترنت !
4. الكفاءة التقنية
ينبغي أن يشعر السكرتيرون بالراحة في استخدام برامج المكتب مثل مايكروسوفت أوفيس وجوجل وورك سبيس وغيرها من الأدوات التي تُسهّل المهام الإدارية. ومن المهم الإلمام بأدوات التواصل الافتراضي مثل زووم أو سلاك، خاصةً في بيئة العمل عن بُعد الحالية.
5. حل المشكلات والقدرة على التكيف
في مكتب مزدحم، قد تظهر المشاكل في أي وقت، بدءًا من تضارب المواعيد وصولًا إلى المهام العاجلة. يجب أن يكون السكرتير الجيد قادرًا على التفكير السريع والتعامل مع الظروف المتغيرة. قد يُساعد قياس مهاراته في حل المشكلات على فهم كيفية تعامله مع هذه التحديات.
6. السرية والاحترافية
غالبًا ما يطلع السكرتيرون على معلومات بالغة الأهمية تتعلق بالشركة، بما في ذلك سرية الوثائق والمحادثات الخاصة. لذا، ينبغي على المرشحين إثبات جدارتهم بالثقة واحترافيتهم، وقدرتهم على التحفظ في أي لحظة. قد يتضمن اختبار هذه الصفة بعض الأسئلة الظرفية حول المواقف السرية التي قد يضطرون للتعامل معها أثناء العمل.
كيفية إنشاء اختبار عبر الإنترنت للتحقق من مهارات السكرتارية على OnlineExamMaker؟
مع OnlineExamMaker، أصبح إنشاء اختبار إلكتروني لاختبار مهارات السكرتارية لدى المرشح أمرًا سهلاً للغاية. إليك كيفية إنشاء اختبار للمهارات الأساسية لمرشحيك:
قم بإنشاء الاختبار/الاختبار التالي باستخدام OnlineExamMaker
الخطوة 1: قم بالتسجيل أو تسجيل الدخول إلى OnlineExamMaker
إذا كان لديك حساب بالفعل، فما عليك سوى تسجيل الدخول. إذا لم يكن لديك حساب، فيجب عليك التسجيل للحصول على حساب على موقع OnlineExamMaker.
الخطوة 2: إعداد أسئلة حول مهارات السكرتارية
يمكن اختيار اختبارات المهارات المطلوبة بناءً على متطلبات الوظيفة. بالنسبة لوظائف السكرتارية، تشمل الأمثلة التنظيم، والتواصل، والاهتمام بالتفاصيل، والكفاءة التقنية.
يمكنك إنشاء عدد لا بأس به من المتغيرات من الأسئلة عبر الإنترنت في الأداة المقدمة المعروفة باسم OnlineExamMaker لمراقبة المرشحين الذين لديهم أسئلة إجابة متعددة، مع طلب إجابات قصيرة، وحالات دراسة الحالة الظرفية من بين العديد من الأمور الأخرى: القضايا التنظيمية، مثل جدولة السيناريو؛ القضايا المتعلقة بالاتصالات، على سبيل المثال صياغة بريد إلكتروني؛ القدرة على أسئلة الاهتمام بالتفاصيل المطلوبة لمراجعة أي من النص.
يمكنك أيضًا استخدام OnlineExamMaker لإنشاء أسئلة لتقييم مهارات السكرتارية وإضافتها إلى الامتحان مباشرةً.
الخطوة 3: إنشاء اختبار
قم بإنشاء اختبار، ثم قم بتعديل عنوانه ووصفه، ثم يمكنك إضافة أسئلة التقييم إلى الاختبار في هذه الخطوة.
الخطوة 4: تكوين إعدادات الاختبار
خصّص إعدادات اختبارك، مثل وقت البث المباشر، وشعار الشركة، والحدود الزمنية. يوفر OnlineExamMaker خيارات لتعيين التقييم التلقائي لأسئلة الاختيار، بينما يمكن تقييم الإجابات القصيرة يدويًا. يمكنك تحديد حدود النجاح، وإعداد التقارير، وتحليلها بسهولة.
الخطوة 5: توزيع الاختبار
بمجرد أن يصبح الاختبار جاهزًا، يمكنك مشاركته مع مرشحيك عبر رابط بريد إلكتروني بسيط. يمكن الوصول إلى الاختبار من أي جهاز، مما يُسهّل على المرشحين إكماله عن بُعد في أي وقت يناسبهم.
الخطوة 6: تحليل تقارير التقييم
بعد اجتياز المرشحين للامتحان، يُصدر OnlineExamMaker تقرير أداء شاملاً عنهم. علاوةً على ذلك، سيتعين عليك تقييم نقاط قوتهم وضعفهم في جوانب مختلفة من فهمهم للوظيفة التي تقدموا لها.
سيساعد تقييم مهارات السكرتارية في توظيف متخصص قادر على إدارة مختلف المهارات والمسؤوليات لضمان سلاسة سير العمل في مؤسستك. سيساهم هذا الاختبار لتقييم المهارات عبر الإنترنت، أو أي اختبار يُنشأ على OnlineExamMaker، بشكل كبير في تصفية المرشحين بموضوعية بناءً على جوانب مثل التنظيم والتواصل والكفاءة التقنية والاحترافية. تُسهّل المنصة إنشاء اختبارات مخصصة وتوزيعها بكفاءة أكبر وتحليل النتائج، مما يُمكّنك من اتخاذ قرارات توظيف مدروسة وواثقة. يُعد OnlineExamMaker أداة فعّالة لتبسيط عملية التوظيف للعثور على المرشح المناسب لوظيفة السكرتير في شركتك.