Die richtige Einstellung einer Assistentin der Geschäftsleitung ist für den reibungslosen Ablauf in jedem Unternehmen wichtig. Eine qualifizierte Assistentin der Geschäftsleitung unterstützt die Führungskräfte bei der Terminplanung, der Kommunikation und ermöglicht ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Um die beste Einstellungsentscheidung zu treffen, ist es wichtig, die wichtigsten Fähigkeiten und Qualitäten eines Kandidaten sorgfältig zu prüfen.
- 8 grundlegende Fähigkeiten und Eigenschaften einer Assistenz der Geschäftsleitung
- 3 Methoden zur Bewertung der Fähigkeiten von Executive Assistants bei der Einstellung
- Wie erstelle ich mit OnlineExamMaker eine Kompetenzbewertung für Assistenten der Geschäftsleitung?
8 grundlegende Fähigkeiten und Eigenschaften einer Assistenz der Geschäftsleitung
Eine Assistenz der Geschäftsleitung sollte über besondere technische, organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen. Hier sind die acht Kernkompetenzen und -eigenschaften aufgeführt, die für die Ausübung dieser Rolle unverzichtbar sind.
1. Organisatorische Fähigkeiten
EAs sollten in der Lage sein, mehrere Aufgaben und Zeitpläne zu bewältigen und sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß organisiert und rechtzeitig abgeschlossen wird.
2. Kommunikationsfähigkeiten
Oft sind EAs die erste Anlaufstelle für Führungskräfte. Ihre Kommunikation – sowohl schriftlich als auch mündlich – muss daher klar und professionell sein.
3. Zeitmanagement
Das Geheimnis des Zeitmanagements besteht darin, dass beim Jonglieren mit einer Reihe von Prioritäten ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet werden muss.
4. Problemlösung
EAs müssen schnell reagieren können. Sie müssen auf Unvorhergesehenes vorbereitet sein, wie etwa Terminkonflikte oder Änderungen in letzter Minute.
5. Liebe zum Detail
EAs sollten sehr sorgfältig vorgehen, da selbst kleine Fehler bei der Planung oder Dokumentation schwerwiegende Folgen haben können.
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6. Technologische Kompetenz
Softwaretools wie Tabellenkalkulationen, Kalender und Projektmanagementsysteme werden täglich verwendet.
7. Vertraulichkeit und Diskretion
EAs stoßen häufig auf zahlreiche sensible Informationen, die vertraulich und professionell behandelt werden müssen.
8. Zwischenmenschliche Fähigkeiten
Ein EA interagiert viel mit Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten. Daher sind gute zwischenmenschliche Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung, um einer Person dabei zu helfen, ihre Angelegenheiten entsprechend auszudrücken.
3 Methoden zur Bewertung der Fähigkeiten von Executive Assistants bei der Einstellung
Um Kandidaten für die Position eines Assistenten der Geschäftsleitung zu beurteilen, sollten Sie die folgenden Methoden in Betracht ziehen.
1. Interviews
In Interviews können Sie die Kommunikationsfähigkeiten, Problemlösungsfähigkeiten und die Integration in die Unternehmenskultur beurteilen. Sie können situative Fragen stellen, wie zum Beispiel:
● Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn mehrere dringende Anfragen vorliegen?
● Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen Konflikt oder eine schwierige Situation bewältigen mussten.
● Welche Tools haben Sie zur Terminplanung und Aufgabenverwaltung eingesetzt?
Mithilfe dieser Fragen können Sie herausfinden, wie Kandidaten unter Druck denken und kommunizieren.
2. Fähigkeitstests
Dies bestätigt die praktischen Fähigkeiten des Kandidaten. Sie können die Kompetenz eines Kandidaten in der Kalenderpflege, der Dokumentenerstellung oder dem Schreiben von E-Mails testen. Geben Sie ihm Aufgaben, die er am Computer erledigen muss, wie z. B. einen Termin vereinbaren, einen Geschäftsbrief verfassen oder einen einfachen Bericht schreiben. So können Sie seine Leistung bei der Erfüllung wichtiger Aufgaben einschätzen.
3. Verhaltensbeurteilungen
Hierbei handelt es sich um Rollenspielszenarien oder situative Fragen, die die Reaktion eines Kandidaten auf Herausforderungen bewerten. Beispiele hierfür sind:
Wie würden Sie die Planung für ein sehr wichtiges Meeting einer Führungskraft gestalten, wenn dieses Meeting in letzter Minute verschoben werden müsste?
Was würden Sie tun, wenn Ihr Vorgesetzter am Tag vor dem Meeting dringende Änderungen an einer Präsentation vornehmen wollte?
Diese Art von Fragen zeigt, wie ein Kandidat mit Stress und herausfordernden Situationen umgeht.
Wie erstelle ich mit OnlineExamMaker eine Kompetenzbewertung für Assistenten der Geschäftsleitung?
Der beste Weg, die Eignung eines Kandidaten für die Stelle als Assistent der Geschäftsführung zu ermitteln, ist die Entwicklung eines Online-Kompetenztests. Tools wie OnlineExamMaker ermöglichen die strukturierte Erstellung individueller Bewertungen zu Schlüsselkompetenztests.
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So sollten Sie es verwenden:
Schritt 1: Prüfungstitel anpassen
Wenn Sie eine neue Prüfung erstellen, klicken Sie im Dashboard von OnlineExamMaker auf „Neue Prüfung“. Suchen Sie nach dem Abschnitt, in dem der Prüfungstitel angezeigt wird, normalerweise oben auf der Seite oder in den Prüfungseinstellungen. Geben Sie den gewünschten Titel in das Textfeld ein. Dieser Titel wird sowohl Ihnen als auch den Prüfungsteilnehmern angezeigt.
Schritt 2: Bewertungsfragen hinzufügen
Sobald die Prüfung erstellt ist, können Sie Fragen aus der Fragendatenbank direkt zu Ihrer Bewertung hinzufügen. OnlineExamMaker ermöglicht verschiedene Fragetypen für eine umfassende Bewertung der Fähigkeiten einer Assistentin der Geschäftsleitung.
Schritt 4: Konfigurieren der Bewertungseinstellungen
Legen Sie die Quizzeit und das Anmeldeformular fest und vergeben Sie beim Hinzufügen der Fragen vorab Noten oder Punkte für richtige Antworten. Aktivieren Sie außerdem die Webcam-Aufsicht, um Betrug während des Tests zu verhindern.
Schritt 4: Prüfungszugänge verteilen
Sie können einen Link zum Test freigeben, damit die Kandidaten von jedem Ort mit Internet- und Geräteverbindung auf den Test zugreifen und ihn absolvieren können.
Schritt 5: Untersuchungsergebnisse analysieren
Nach Abschluss des Tests stellt OnlineExamMaker den Kandidaten detaillierte Berichte zu Stärken und Schwächen zur Verfügung. So können Top-Kandidaten schnell erkannt werden.
Die Beurteilung der Leistung und Fähigkeiten einer Assistenz der Geschäftsleitung ist entscheidend, um die richtige Assistenz für die Leitung und Unterstützung des Führungsteams zu finden. Durch die Fokussierung auf Organisations-, Kommunikations- und Problemlösungskompetenzen – einige der wichtigsten Eigenschaften – ermöglicht die Nutzung von OnlineExamMaker bei der Erstellung einer auf Ihre direkten Bedürfnisse zugeschnittenen Bewertung eine fundierte Entscheidung über die Einstellung der am besten geeigneten Assistenz der Geschäftsleitung für Ihre spezifischen Bedürfnisse. Dieser Prozess stellt sicher, dass die von Ihnen gewählte Kandidatin die täglichen Aufgaben und Herausforderungen bewältigt und zum reibungslosen Ablauf Ihres Unternehmens beiträgt.