對於任何組織來說，正確聘用行政助理以確保其順利運作始終非常重要。熟練的行政助理可以幫助管理日程安排、溝通並為高階主管提供支持，使他們能夠專注於更重要的任務。現在是仔細評估候選人的關鍵技能和品質以做出最佳招募選擇的時候了。
行政助理的 8 項基本技能和特質
行政助理應具備獨特的技術、組織和人際技能。以下是扮演這個角色所必需的 8 項核心技能和特質。
1.組織能力
EA 應該能夠處理多項任務和計劃，確保一切都組織得當並及時完成。
2.溝通技巧
很多時候，EA 是高階主管的第一個接觸點；因此，他們的溝通——無論是書面還是口頭——都必須清晰且專業。
3.時間管理
在處理多項優先事項的同時，時間管理的秘訣對於保持工作流程順利進行至關重要。
4.解決問題
EA 必須快速思考。他們必須做好應對意外情況的準備，例如日程安排衝突或最後一刻的變化。
5.注重細節
EA 應該非常細心，因為日程安排或文件中即使是微小的錯誤也可能造成嚴重後果。
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6. 技術熟練程度
每天都會使用電子表格、日曆和專案管理系統等軟體工具。
7. 保密和自由裁量權
EA 經常接觸大量敏感資訊，這些資訊需要保密且專業地維護。
8.人際溝通能力
EA 將與高階主管、員工、客戶和供應商進行大量互動；因此，良好的人際溝通能力對於幫助個人正確地表達問題至關重要。
評估行政助理招募技能的 3 種方法
要評估行政助理候選人，請考慮以下方法。
1. 面試
面試可以讓你考慮溝通、解決問題和適應文化的技能。您可以詢問情境問題，例如：
● 當有多個緊急要求時，如何決定任務的優先順序？
● 描述你必須處理衝突或困難狀況的情況。
● 您在安排行程和管理任務時使用了哪些工具？
這些問題有助於確定候選人在壓力下的思考和溝通方式。
2. 技能測試
這將確認候選人的實務技能。您可以測試候選人維護日曆、準備文件或撰寫電子郵件的熟練程度。您應該給他們在電腦上執行的作業，例如安排約會、起草商務信函或列印簡單的報告。這可以幫助您衡量他們履行主要職責的表現。
3. 行為評估
這些是角色扮演場景或情境問題，用於評估候選人對挑戰的反應。範例包括：
如果高階主管的重要會議最後一刻需要調整，您會如何安排？
如果您的主管想在會議前一天緊急更改簡報，您會怎麼做？
這些問題顯示出候選人如何應對壓力和挑戰性的情況。
如何使用 OnlineExamMaker 建立行政助理技能評估？
確定行政助理候選人是否合格的最佳方法是設計線上技能評估測驗。 OnlineExamMaker 等工具允許以結構化方式產生關鍵技能測試的客製化評估。
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以下是您應該如何使用它：
步驟 1：自訂考試標題
如果您要建立新考試，請點選 OnlineExamMaker 儀表板上的「新考試」按鈕。尋找顯示考試標題的部分，通常位於頁面頂部或考試設定中。在文字欄位中輸入您想要的標題。這是您和考生都會看到的標題。
第 2 步：新增評估問題
建立考試後，您可以直接將題庫中的問題新增到您的評估中。 OnlineExamMaker 允許使用各種類型的問題來全面評估行政助理的技能。
步驟 4：配置評估設置
設定測驗時間、註冊表，在新增問題時預先為正確答案指定等級或分數。您也可以啟用網路攝影機監考，以防止考試期間作弊。
第 4 步：分配考試存取權限
您可以分享測試鏈接，以便考生可以從任何有互聯網和設備連接的地方訪問並完成測試。
第五步：分析檢查結果
考生參加考試後，OnlineExamMaker 將提供有關優勢和劣勢的詳細報告。因此，這使得立即發現最佳候選人變得更加容易。
評估行政助理的表現和技能對於找到合適的助理來處理管理並為領導團隊提供支援至關重要。專注於組織技能、溝通技能和解決問題的技能，這是最突出的一些技能，使用 OnlineExamMaker 編寫針對您直接需求的評估，可以讓您做出明智的決定，根據特定需求聘請最合適的行政助理。這個過程將有助於確保您選擇的候選人能夠管理日常任務和挑戰，並為組織的順利運作做出貢獻。