Нанять подходящего секретаря для вашей компании — это больше, чем просто найти кого-то, кто умеет управлять календарями или отвечать на телефонные звонки. Очень хороший секретарь обычно выступает в качестве поддержки для занятых руководителей и команд, следя за тем, чтобы содействие в организации происходило хорошо и эффективно. В связи с этим важно правильно оценить те основные навыки и черты, которые способствуют хорошему секретарю.
Это можно эффективно сделать с помощью запланированного онлайн-экзамена, чтобы объективно проанализировать способности кандидата. В этой статье мы рассмотрим, насколько важны секретари; выделим несколько основных навыков и черт, которые нужно искать, а также укажем некоторые способы управления всеми такими обязанностями проверки через OnlineExamMaker очень эффективным способом.
- Почему важны навыки секретаря?
- 6 основных компетенций и качеств корпоративных секретарей
- Как создать онлайн-тест для проверки навыков секретаря на OnlineExamMaker?
Почему важны навыки секретаря?
Секретари обычно являются основой любой организации и обычно занимаются административными обязанностями, координируют коммуникацию и облегчают работу офиса. Уровень их компетентности может напрямую влиять на производительность, организацию и даже моральный дух сотрудников.
6 основных компетенций и качеств корпоративных секретарей
При поиске секретаря нужно искать ряд важных навыков и личных качеств. Вот полдюжины таких качеств:
1. Организация и управление временем
Секретарь должен быть очень организованным человеком, который может эффективно выполнять несколько дел одновременно. Кандидат должен уметь расставлять приоритеты в работе, соблюдать сроки и организовывать загруженный офис. Это определит, сможет ли он хорошо работать под давлением с делами, срочными по времени, или нет.
2. Коммуникативные навыки
Роль секретаря по сути требует правильной и эффективной коммуникации. Им нужно передавать сообщения, взаимодействовать с клиентами и поддерживать здоровые отношения внутри и вне компании с профессионализмом. Это поможет ясной и точной передаче информации, когда как письменные, так и устные сообщения хорошо представлены.
3. Внимание к деталям
Секретарь должен быть достаточно точным во всем, от ведения расписания и подготовки документов до ответов на запросы. Эффект небольшой ошибки в офисной среде может быть огромным, и именно поэтому кандидаты должны уметь сохранять сосредоточенность и обеспечивать, чтобы точность преобладала в их работе.
Совет профессионала
Хотите оценить своих кандидатов онлайн? Создайте онлайн-оценку навыков секретаря бесплатно !
4. Техническая компетентность
Секретари должны чувствовать себя комфортно с офисным программным обеспечением, таким как Microsoft Office Suite, Google Workspace и другими инструментами, которые облегчают административные задачи. Знакомство с инструментами виртуальной коммуникации Zoom или Slack важно, особенно в сегодняшней удаленной рабочей среде.
5. Решение проблем и адаптивность
В загруженном офисе проблемы могут возникнуть в любое время, от конфликтов в расписании до срочных задач. Хороший секретарь должен уметь быстро соображать и справляться с меняющимися обстоятельствами. Измерение их навыков решения проблем может дать представление об их способности справляться с такими вызовами.
6. Конфиденциальность и профессионализм
Секретари часто сталкиваются с важной корпоративной информацией, включая конфиденциальность документов и личных разговоров. Таким образом, кандидаты должны доказать, что они надежны и профессиональны, способны быть осмотрительными в любой момент. Тестирование на эту черту может включать некоторые ситуативные вопросы о конфиденциальных ситуациях, с которыми им, возможно, придется иметь дело во время работы.
Как создать онлайн-тест для проверки навыков секретаря на OnlineExamMaker?
С OnlineExamMaker так легко создать онлайн-экзамен для проверки навыков секретаря кандидата. Вот как вы можете создать тест для основных способностей ваших кандидатов:
Создайте свой следующий тест/экзамен с помощью OnlineExamMaker
Шаг 1: Зарегистрируйтесь или войдите в систему OnlineExamMaker
Если у вас уже есть учетная запись, просто войдите в систему. Если у вас нет учетной записи, вам необходимо зарегистрировать ее на сайте OnlineExamMaker.
Шаг 2: Подготовьте вопросы по навыкам секретаря
Тесты на навыки, которые будут предоставлены, могут быть выбраны на основе требований к работе. Для секретарских должностей примерами являются организация, коммуникация, внимание к деталям и техническая компетентность.
Вы можете создать довольно много вариантов вопросов онлайн в данном инструменте, известном как OnlineExamMaker, чтобы отслеживать кандидатов с вопросами с несколькими вариантами ответов, с короткими ответами и ситуационными ситуациями среди многих других: организационные вопросы, такие как планирование сценария; вопросы, связанные с коммуникацией, например, составление черновика электронного письма; вопросы, требующие внимания к деталям, заданные для вычитки любого текста.
Вы также можете использовать OnlineExamMaker для создания вопросов для оценки навыков секретаря и добавления их непосредственно в экзамен.
Шаг 3: Создайте экзамен
Создайте экзамен, отредактируйте его название и описание, затем на этом этапе вы сможете добавить в экзамен оценочные вопросы.
Шаг 4: Настройте параметры экзамена
Настройте параметры вашего теста, такие как время викторины, логотип компании, временные ограничения.OnlineExamMaker предоставляет опции для установки автоматической оценки вопросов с выбором, в то время как ответы с краткими ответами могут быть предметом ручной оценки. Вы можете установить пороговые значения и создавать отчеты, которые легко анализировать.
Шаг 5: Распространение теста
Как только экзамен будет готов, вы сможете поделиться им со своими кандидатами с помощью простой ссылки по электронной почте. Экзамен доступен с любого устройства, что позволяет кандидатам легко пройти тест удаленно в удобное для них время.
Шаг 6: Анализ отчетов об оценке
После того, как кандидаты сдают экзамен, OnlineExamMaker создает для них комплексный отчет об успеваемости. Далее вам придется оценить их сильные и слабые стороны в различных аспектах понимания роли, на которую они подали заявку.
Оценка навыков секретаря поможет нанять профессионала, который может управлять различными навыками и обязанностями для бесперебойной работы вашей организации. Этот онлайн-тест на оценку навыков, или, если на то пошло, любой тест, созданный на OnlineExamMaker, будет иметь большое значение для объективной фильтрации кандидатов по таким аспектам, как организация, коммуникация, техническая компетентность и профессионализм. Платформа упрощает создание индивидуальных экзаменов, более эффективное их распространение и анализ результатов; следовательно, принятие обоснованных, уверенных решений о найме. OnlineExamMaker — это мощный инструмент для оптимизации процесса найма, чтобы найти подходящего кандидата на должность секретаря вашей компании.