Thuê một thư ký phù hợp cho công ty của bạn không chỉ đơn thuần là tìm một người biết cách quản lý lịch làm việc hoặc trả lời điện thoại. Một thư ký rất giỏi thường đóng vai trò hỗ trợ cho các giám đốc điều hành và nhóm bận rộn, đảm bảo rằng việc tạo điều kiện thuận lợi trong tổ chức diễn ra tốt đẹp và hiệu quả. Về vấn đề này, điều quan trọng là phải đánh giá đúng những kỹ năng và đặc điểm thiết yếu góp phần tạo nên một thư ký giỏi.
Điều này có thể được thực hiện hiệu quả thông qua một kỳ thi trực tuyến theo lịch trình để phân tích khách quan năng lực của ứng viên. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét tầm quan trọng của thư ký; xác định một số kỹ năng và đặc điểm thiết yếu mà người ta tìm kiếm, và cũng chỉ ra một số cách để quản lý tất cả các trách nhiệm giám sát như vậy thông qua OnlineExamMaker theo cách rất hiệu quả.
- Tại sao kỹ năng thư ký lại quan trọng?
- 6 Năng lực và phẩm chất cơ bản của Thư ký công ty
- Làm thế nào để tạo bài kiểm tra trực tuyến để kiểm tra kỹ năng thư ký trên OnlineExamMaker?
Tại sao kỹ năng thư ký lại quan trọng?
Thư ký thường là xương sống của bất kỳ tổ chức nào và thường được giao nhiệm vụ quản lý trách nhiệm hành chính, điều phối giao tiếp và tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành văn phòng. Trình độ năng lực của họ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, tổ chức và thậm chí là tinh thần của nhân viên.
6 Năng lực và phẩm chất cơ bản của Thư ký công ty
Khi cố gắng thuê một thư ký, người ta đang tìm kiếm một số kỹ năng quan trọng và các đặc điểm cá nhân. Sau đây là một nửa tá các thuộc tính này:
1. Tổ chức và quản lý thời gian
Một thư ký phải là người rất ngăn nắp, có thể quản lý làm nhiều việc cùng một lúc một cách hiệu quả. Ứng viên phải có khả năng ưu tiên công việc, đáp ứng thời hạn và sắp xếp một văn phòng bận rộn. Điều này sẽ quyết định liệu họ có thể làm việc tốt dưới áp lực với các hoạt động nhạy cảm về thời gian hay không.
2. Kỹ năng giao tiếp
Vai trò của một thư ký về cơ bản đòi hỏi sự giao tiếp đúng đắn và hiệu quả. Họ cần truyền đạt thông điệp, tương tác với khách hàng và duy trì mối quan hệ lành mạnh trong nội bộ và bên ngoài một cách chuyên nghiệp. Sẽ giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác khi cả giao tiếp bằng văn bản và lời nói đều được trình bày tốt.
3. Chú ý đến chi tiết
Một thư ký cần phải khá chính xác trong mọi việc, từ việc duy trì lịch trình và chuẩn bị tài liệu cho đến việc trả lời các câu hỏi. Hậu quả của một lỗi nhỏ trong môi trường văn phòng có thể rất lớn, và đó là lý do tại sao các ứng viên nên có khả năng tập trung và đảm bảo tính chính xác trong công việc của họ.
Mẹo chuyên nghiệp
Bạn muốn đánh giá ứng viên trực tuyến? Tạo bài đánh giá kỹ năng thư ký trực tuyến miễn phí !
4. Trình độ chuyên môn
Thư ký nên cảm thấy thoải mái với phần mềm văn phòng như Microsoft Office Suite, Google Workspace và các công cụ khác giúp công việc hành chính dễ dàng hơn. Việc quen thuộc với các công cụ giao tiếp ảo Zoom hoặc Slack là rất quan trọng, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa ngày nay.
5. Giải quyết vấn đề và khả năng thích ứng
Trong một văn phòng bận rộn, các vấn đề có thể phát sinh bất cứ lúc nào, từ xung đột lịch trình đến các nhiệm vụ khẩn cấp. Một thư ký giỏi phải có khả năng suy nghĩ nhanh nhạy và xử lý các tình huống thay đổi. Đo lường kỹ năng giải quyết vấn đề của họ có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách họ xử lý những thách thức như vậy.
6. Bảo mật và chuyên nghiệp
Thư ký thường xuyên phải đối mặt với thông tin quan trọng của công ty, bao gồm tính bảo mật của tài liệu và các cuộc trò chuyện riêng tư. Do đó, ứng viên phải chứng minh được mình đáng tin cậy và chuyên nghiệp, có khả năng kín đáo bất cứ lúc nào. Việc kiểm tra đặc điểm này có thể bao gồm một số câu hỏi tình huống về các tình huống bảo mật mà họ có thể phải giải quyết trong khi làm việc.
Làm thế nào để tạo bài kiểm tra trực tuyến để kiểm tra kỹ năng thư ký trên OnlineExamMaker?
Với OnlineExamMaker, thật dễ dàng để tạo một bài kiểm tra trực tuyến để kiểm tra kỹ năng thư ký của ứng viên. Sau đây là cách bạn có thể tạo bài kiểm tra về các khả năng thiết yếu của ứng viên:
Tạo bài kiểm tra/bài kiểm tra tiếp theo của bạn với OnlineExamMaker
Bước 1: Đăng ký hoặc đăng nhập vào OnlineExamMaker
Nếu bạn đã có tài khoản, chỉ cần đăng nhập. Nếu bạn không có tài khoản, bạn cần đăng ký một tài khoản trên trang web OnlineExamMaker.
Bước 2: Chuẩn bị các câu hỏi về kỹ năng thư ký
Các bài kiểm tra kỹ năng có thể được lựa chọn dựa trên yêu cầu công việc. Đối với các vị trí thư ký, ví dụ là tổ chức, giao tiếp, chú ý đến chi tiết và trình độ chuyên môn.
Bạn có thể tạo ra khá nhiều biến thể câu hỏi trực tuyến trong công cụ OnlineExamMaker để theo dõi các ứng viên có câu hỏi nhiều đáp án, yêu cầu trả lời ngắn và các tình huống nghiên cứu tình huống trong số nhiều tình huống khác: các vấn đề về tổ chức, chẳng hạn như lập lịch trình tình huống; các vấn đề liên quan đến giao tiếp, ví dụ như soạn thảo email; khả năng chú ý đến các câu hỏi chi tiết yêu cầu đọc lại hoặc sửa văn bản.
Bạn cũng có thể sử dụng OnlineExamMaker để tạo câu hỏi đánh giá kỹ năng thư ký và thêm chúng trực tiếp vào bài kiểm tra.
Bước 3: Tạo bài kiểm tra
Tạo bài kiểm tra, chỉnh sửa tiêu đề và mô tả, sau đó bạn có thể thêm câu hỏi đánh giá vào bài kiểm tra ở bước này.
Bước 4: Cấu hình cài đặt kỳ thi
Tùy chỉnh cài đặt bài kiểm tra của bạn, chẳng hạn như thời gian trực tiếp của bài kiểm tra, logo công ty, giới hạn thời gian. OnlineExamMaker cung cấp các tùy chọn để thiết lập điểm tự động cho các câu hỏi lựa chọn, trong khi các câu trả lời bằng câu trả lời ngắn có thể phải chịu điểm thủ công. Bạn có thể thiết lập ngưỡng vượt qua và tạo báo cáo, và dễ dàng phân tích chúng.
Bước 5: Phân phối bài kiểm tra
Khi bài kiểm tra đã sẵn sàng, bạn có thể chia sẻ nó với các ứng viên của mình thông qua một liên kết email đơn giản. Bài kiểm tra có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào, giúp các ứng viên dễ dàng hoàn thành bài kiểm tra từ xa theo ý muốn.
Bước 6: Phân tích báo cáo đánh giá
Sau khi ứng viên làm bài kiểm tra, OnlineExamMaker sẽ tạo báo cáo hiệu suất toàn diện về họ. Ngoài ra, bạn sẽ phải đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của họ ở các khía cạnh khác nhau để hiểu vai trò mà họ đã ứng tuyển.
Đánh giá kỹ năng thư ký sẽ giúp tuyển dụng một chuyên gia có thể quản lý nhiều kỹ năng và trách nhiệm khác nhau để tổ chức của bạn hoạt động trơn tru. Bài kiểm tra đánh giá kỹ năng trực tuyến này, hoặc bất kỳ bài kiểm tra nào được tạo trên OnlineExamMaker, sẽ giúp lọc ứng viên một cách khách quan về các khía cạnh như tổ chức, giao tiếp, trình độ chuyên môn và tính chuyên nghiệp. Nền tảng này giúp bạn dễ dàng tạo các bài kiểm tra tùy chỉnh, phân phối chúng hiệu quả hơn và phân tích kết quả; do đó, đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt và tự tin. OnlineExamMaker là một công cụ mạnh mẽ để hợp lý hóa quy trình tuyển dụng nhằm tìm ra ứng viên phù hợp cho vị trí thư ký công ty của bạn.