Riktig ansettelse av en utøvende assistent er alltid viktig for enhver organisasjon for å fungere smidig. En dyktig lederassistent hjelper til med å administrere tidsplaner, kommunikasjon og støtter ledere, slik at de kan fokusere på viktigere oppgaver. Det er på tide å nøye vurdere en kandidats nøkkelferdigheter og egenskaper for å gjøre det beste ansettelsesvalget.
- 8 Grunnleggende ferdigheter og egenskaper for eksekutivassistent
- 3 metoder for å evaluere ferdighetene til eksekutivassistenter i ansettelse
- Hvordan lage en Executive Assistant Skills Assessment med OnlineExamMaker?
8 grunnleggende ferdigheter og egenskaper for eksekutivassistent
En utøvende assistent bør være unikt utstyrt med tekniske, organisatoriske og mellommenneskelige ferdigheter. Her er kjernen 8 ferdigheter og egenskaper som er helt uunnværlige for å prestere i rollen.
1. Organisasjonsferdigheter
EA-er bør kunne håndtere flere oppgaver og tidsplaner, og sørge for at alt er organisert riktig og fullført til rett tid.
2. Kommunikasjonsevner
Mange ganger er EAer det første kontaktpunktet for ledere; Derfor må kommunikasjonen deres – både skriftlig og muntlig – være klar og profesjonell.
3. Tidsstyring
Hemmeligheten bak tidsstyring, mens man sjonglerer med en rekke prioriteringer, er avgjørende for å holde arbeidsflyten jevn.
4. Problemløsning
EA-er må tenke på beina. De må være forberedt på uventede ting, som konflikter i timeplaner eller endringer i siste liten.
5. Oppmerksomhet på detaljer
EA-er bør være ganske nøye, siden selv mindre feil i planlegging eller dokumentasjon kan ha alvorlige konsekvenser.
Du vil kanskje vite det
Lag en automatisk vurdering av executive assistent ferdigheter uten koding – prøv OnlineExamMaker i dag !
6. Teknologiske ferdigheter
Programvareverktøy som regneark, kalendere og prosjektstyringssystemer brukes daglig.
7. Konfidensialitet og skjønn
EA-er kommer ofte over mye sensitiv informasjon, som skal vedlikeholdes med konfidensialitet og profesjonalitet.
8. Mellommenneskelige ferdigheter
En EA vil samhandle mye med ledere, ansatte, kunder og leverandører; derfor er gode mellommenneskelige ferdigheter avgjørende for å hjelpe en person med å uttrykke saker deretter.
3 metoder for å evaluere ferdighetene til eksekutivassistenter i ansettelse
For å vurdere lederassistentkandidater, vurder følgende metoder.
1. Intervjuer
Intervjuer lar deg vurdere ferdighetene til kommunikasjon, problemløsning og passe inn i kulturen. Du kan stille situasjonsbetingede spørsmål, for eksempel:
● Hvordan prioriterer du oppgaver når det er flere presserende forespørsler?
● Beskriv en situasjon der du måtte håndtere konflikt eller en vanskelig situasjon.
● Hva er verktøyene du har brukt i planlegging og administrasjon av oppgavene dine?
Disse spørsmålene er med på å bestemme hvordan kandidater tenker og kommuniserer under press.
2. Ferdighetstester
Dette vil bekrefte de praktiske ferdighetene til kandidaten. Du kan teste en kandidats ferdigheter i å vedlikeholde kalendere, forberede dokumenter eller skrive e-poster. Du bør gi dem oppgaver som de skal utføre på en datamaskin, som å sette opp en avtale, skrive et forretningsbrev eller skrive en enkel rapport. Dette kan hjelpe deg med å måle ytelsen deres når de utfører store oppgaver.
3. Atferdsvurderinger
Dette er rollespillscenarier eller situasjonsspørsmål som vurderer en kandidats respons på utfordringer. Eksempler inkluderer følgende:
Hvordan ville du planlegge rundt en leders svært viktige møte hvis møtet måtte justeres i siste liten?
Hva ville du gjort hvis din leder ønsket å gjøre endringer i en presentasjon dagen før møtet?
Denne typen spørsmål viser hvordan en kandidat håndterer stress og utfordrende situasjoner.
Hvordan lage en Executive Assistant Skills Assessment med OnlineExamMaker?
Den beste måten å finne ut om en lederassistentkandidat er kvalifisert, er å designe en online ferdighetsvurderingstest. Verktøy som OnlineExamMaker gjør det mulig å generere tilpassede vurderinger på sentrale ferdighetstester på en strukturert måte.
Lag din neste quiz/eksamen med OnlineExamMaker
Slik bør du bruke det:
Trinn 1: Tilpass eksamenstittelen
Hvis du oppretter en ny eksamen, klikker du på "Ny eksamen"-knappen på dashbordet til OnlineExamMaker. Se etter delen der eksamenstittelen vises, vanligvis øverst på siden eller i eksamensinnstillingene. Skriv inn ønsket tittel i tekstfeltet. Dette er tittelen som vil vises for både deg og testtakerne.
Trinn 2: Legg til vurderingsspørsmål
Når eksamen er opprettet, kan du legge til spørsmål fra Spørsmålsbank til vurderingen din direkte. OnlineExamMaker tillater ulike typer spørsmål for en omfattende vurdering av en lederassistents ferdigheter.
Trinn 4: Konfigurer vurderingsinnstilling
Angi quiztid, registreringsskjema, forhåndstildele karakterer eller poeng for riktige svar mens du legger til spørsmålene. Du kan også aktivere webkameraproctoring for å forhindre juks under testen.
Trinn 4: Distribuer eksamenstilgang
Du kan dele en lenke til testen slik at kandidater kan få tilgang til og fullføre testen uansett hvor det er internett- og enhetstilkobling.
Trinn 5: Analyser undersøkelsesresultater
Etter at kandidatene har tatt testen, gjøres detaljerte rapporter om styrker og svakheter tilgjengelig av OnlineExamMaker. Dette gjør det derfor lettere å få øye på toppkandidater på et øyeblikk.
Vurdering av ytelsen og ferdighetene til en lederassistent er avgjørende for å finne akkurat den rette assistenten til å håndtere ledelsen og gi støtte til et lederteam. Etter å ha konsentrert seg om organisatoriske ferdigheter, kommunikasjonsevner og problemløsningsevner, er noen av de mest fremtredende å ha, ved å bruke OnlineExamMaker mens du skriver en vurdering som er fokusert på dine direkte behov, og gjør det mulig å ta en instruert beslutning om å engasjere den som passer best for en lederassistent angående spesifiserte behov. Denne prosessen vil bidra til å sikre at kandidaten du velger vil administrere daglige oppgaver og utfordringer og bidra til at organisasjonen din fungerer jevnt.