모든 조직이 원활하게 기능하려면 임원 비서를 올바르게 고용하는 것이 항상 중요합니다. 숙련된 임원 비서는 일정을 관리하고, 소통하고, 임원을 지원하여 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 돕습니다. 후보자의 핵심 기술과 자질을 신중하게 평가하여 최상의 고용 선택을 내릴 때입니다.
8가지 기본 임원 비서 기술 및 특성
임원 비서는 기술, 조직 및 대인 관계 기술을 고유하게 갖추고 있어야 합니다. 다음은 역할 수행에 필수적인 핵심 8가지 기술과 특성입니다.
1. 조직력
EA는 여러 업무와 일정을 처리하여 모든 것이 적절하게 구성되고 정해진 시간 내에 완료되도록 해야 합니다.
2. 의사소통 능력
EA는 많은 경우 임원과 첫 접촉을 하는 사람이므로, 서면과 구두로 이루어지는 의사소통은 명확하고 전문적이어야 합니다.
3. 시간 관리
여러 우선순위를 조율하면서 시간 관리의 비결은 업무 흐름을 원활하게 유지하는 데 필수적입니다.
4. 문제 해결
EA는 즉흥적으로 생각해야 합니다. 일정 충돌이나 마지막 순간의 변경과 같은 예상치 못한 일에 대비해야 합니다.
5. 세부 사항에 대한 주의
EA는 매우 세심해야 합니다. 일정이나 문서 작성 시 사소한 실수라도 심각한 결과를 초래할 수 있기 때문입니다.
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6. 기술적 능력
스프레드시트, 달력, 프로젝트 관리 시스템과 같은 소프트웨어 도구는 매일 사용됩니다.
7. 비밀 유지 및 신중함
EA는 종종 기밀과 전문성을 유지해야 하는 많은 민감한 정보를 접하게 됩니다.
8. 대인 관계 기술
EA는 임원, 직원, 고객 및 공급업체와 많은 상호 작용을 하므로 개인이 사안을 적절하게 처리하는 데 도움이 되는 우수한 대인 관계 기술이 중요합니다.
채용 시 임원 비서의 기술을 평가하는 3가지 방법
경영 비서 후보자를 평가하려면 다음 방법을 고려해 보세요.
1. 인터뷰
인터뷰를 통해 의사소통 능력, 문제 해결 능력, 문화에 대한 적합성을 고려할 수 있습니다. 다음과 같은 상황별 질문을 할 수 있습니다.
● 긴급한 요청이 여러 개 있는 경우 어떻게 작업의 우선순위를 정하시나요?
● 갈등이나 어려운 상황을 처리했던 상황을 설명하세요.
● 일정을 구성하고 작업을 관리하는 데 어떤 도구를 적용했습니까?
이러한 질문은 후보자가 압박 속에서 어떻게 생각하고 의사소통하는지 알아내는 데 도움이 됩니다.
2. 기술 테스트
이것은 후보자의 실무 기술을 확인할 것입니다. 일정 관리, 문서 준비 또는 이메일 작성에 대한 후보자의 능력을 테스트할 수 있습니다. 약속 설정, 비즈니스 편지 초안 작성 또는 간단한 보고서 입력과 같이 컴퓨터에서 실행할 과제를 제공해야 합니다. 이것은 주요 업무를 수행하는 데 있어서 그들의 성과를 측정하는 데 도움이 될 수 있습니다.
3. 행동 평가
이는 후보자의 도전에 대한 대응을 평가하는 롤플레잉 시나리오 또는 상황 질문입니다. 예를 들어 다음과 같습니다.
임원의 매우 중요한 회의 일정을 마지막 순간에 조정해야 하는 경우, 어떻게 일정을 조정하시겠습니까?
회의 전날 임원이 프레젠테이션 내용을 긴급하게 변경하고 싶어한다면 어떻게 하겠습니까?
이런 종류의 질문은 지원자가 스트레스와 어려운 상황을 어떻게 처리하는지 보여줍니다.
OnlineExamMaker로 임원 비서 기술 평가를 만드는 방법은?
임원 비서 후보자의 적격성을 판단하는 가장 좋은 방법은 온라인 기술 평가 시험을 설계하는 것입니다. OnlineExamMaker와 같은 도구를 사용하면 구조화된 방식으로 핵심 기술 시험에 대한 맞춤형 평가를 생성할 수 있습니다.
OnlineExamMaker로 다음 퀴즈/시험 만들기
사용 방법은 다음과 같습니다.
1단계: 시험 제목 사용자 지정
새 시험을 만드는 경우 OnlineExamMaker 대시보드에서 "새 시험" 버튼을 클릭합니다. 시험 제목이 표시되는 섹션을 찾습니다. 일반적으로 페이지 상단이나 시험 설정 내에 있습니다. 텍스트 필드에 원하는 제목을 입력합니다. 이는 귀하와 시험 응시자 모두에게 표시되는 제목입니다.
2단계: 평가 질문 추가
시험이 생성되면 Question Bank에서 질문을 평가에 직접 추가할 수 있습니다. OnlineExamMaker는 임원 비서의 기술을 종합적으로 평가하기 위한 다양한 유형의 질문을 허용합니다.
4단계: 평가 설정 구성
퀴즈 시간, 등록 양식을 설정하고, 질문을 추가하는 동안 정답에 대한 학점이나 점수를 미리 할당합니다. 또한 웹캠 감독을 활성화하여 시험 중 부정행위를 방지할 수 있습니다.
4단계: 시험 액세스 배포
인터넷과 기기에 연결된 어디서나 응시자가 시험에 접속하여 시험을 완료할 수 있도록 시험 링크를 공유할 수 있습니다.
5단계: 시험 결과 분석
응시자가 시험을 치른 후, OnlineExamMaker에서 강점과 약점에 대한 자세한 보고서를 제공합니다. 따라서 순식간에 상위 응시자를 찾아내는 것이 더 쉬워집니다.
경영을 처리하고 리더십 팀에 지원을 제공할 적절한 비서를 찾는 데 있어 임원 비서의 성과와 기술을 평가하는 것이 중요합니다. 가장 두드러진 기술 중 하나인 조직 능력, 커뮤니케이션 능력, 문제 해결 능력에 집중한 후, OnlineExamMaker를 사용하여 직접적인 필요에 초점을 맞춘 평가를 작성하면 지정된 필요 사항과 관련하여 임원 비서에 가장 적합한 사람을 고용하는 데 대한 지시된 결정을 내릴 수 있습니다. 이 프로세스는 선택한 후보자가 일상적인 업무와 과제를 관리하고 조직의 원활한 운영에 기여할 수 있도록 하는 데 도움이 됩니다.