Mempekerjakan sekretaris yang tepat untuk perusahaan Anda lebih dari sekadar menemukan seseorang yang tahu cara mengatur kalender atau menjawab telepon. Sekretaris yang sangat baik biasanya bertindak sebagai pendukung bagi para eksekutif dan tim yang sibuk, memastikan bahwa fasilitasi dalam organisasi berlangsung dengan baik dan efektif. Dalam hal ini, penting untuk menilai dengan benar keterampilan dan sifat-sifat penting yang berkontribusi pada sekretaris yang baik.
Hal ini dapat dilakukan secara efektif melalui ujian online terjadwal untuk menganalisis kemampuan kandidat secara objektif. Dalam artikel ini, kita akan melihat betapa pentingnya sekretaris; menunjukkan beberapa keterampilan dan sifat penting yang dicari, dan juga menunjukkan beberapa cara untuk mengelola semua tanggung jawab pemeriksaan tersebut melalui OnlineExamMaker dengan cara yang sangat efektif.
- Mengapa Keterampilan Sekretaris Penting?
- 6 Kompetensi Dasar dan Kualitas Sekretaris Perusahaan
- Bagaimana Cara Membuat Tes Online untuk Memeriksa Keterampilan Sekretaris di OnlineExamMaker?
Mengapa Keterampilan Sekretaris Penting?
Sekretaris biasanya merupakan tulang punggung organisasi mana pun dan biasanya bertugas mengelola tanggung jawab administratif, mengoordinasikan komunikasi, dan memfasilitasi jalannya kantor. Tingkat kompetensi mereka dapat secara langsung memengaruhi produktivitas, organisasi, dan bahkan moral karyawan.
6 Kompetensi Dasar dan Kualitas Sekretaris Perusahaan
Saat hendak merekrut seorang sekretaris, seseorang akan mencari sejumlah keterampilan penting dan serangkaian sifat pribadi. Berikut adalah setengah lusin sifat tersebut:
1. Organisasi dan manajemen waktu
Seorang sekretaris haruslah orang yang sangat terorganisasi yang dapat mengelola beberapa hal secara efektif dalam waktu yang bersamaan. Kandidat harus mampu memprioritaskan pekerjaan, memenuhi tenggat waktu, dan mengatur kantor yang sibuk. Hal ini akan menentukan apakah mereka dapat bekerja dengan baik di bawah tekanan dengan kegiatan yang sensitif terhadap waktu atau tidak.
2. Keterampilan komunikasi
Peran seorang sekretaris pada dasarnya membutuhkan komunikasi yang baik dan efektif. Mereka perlu menyampaikan pesan, berinteraksi dengan klien, dan menjaga hubungan baik secara internal maupun eksternal dengan profesionalisme. Penyampaian informasi yang jelas dan akurat akan membantu apabila komunikasi tertulis dan lisan disampaikan dengan baik.
3. Perhatian terhadap detail
Seorang sekretaris harus sangat akurat dalam segala hal, mulai dari mengatur jadwal dan menyiapkan dokumen hingga menanggapi pertanyaan. Dampak kesalahan kecil di lingkungan kantor bisa sangat besar, dan itulah alasannya mengapa kandidat harus memiliki kemampuan untuk tetap fokus dan memastikan bahwa akurasi berlaku dalam pekerjaan mereka.
Kiat Profesional
Ingin menilai kandidat Anda secara online? Buat penilaian keterampilan sekretaris online secara gratis !
4. Kemampuan teknis
Sekretaris harus merasa nyaman dengan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office Suite, Google Workspace, dan alat lain yang memudahkan tugas administratif. Keakraban dengan alat komunikasi virtual Zoom atau Slack penting, terutama dalam lingkungan kerja jarak jauh saat ini.
5. Pemecahan masalah dan kemampuan beradaptasi
Di kantor yang sibuk, masalah dapat muncul kapan saja, mulai dari konflik jadwal hingga tugas yang mendesak. Sekretaris yang baik harus mampu berpikir cepat dan menangani situasi yang berubah-ubah. Mengukur keterampilan mereka dalam memecahkan masalah dapat memberikan wawasan tentang cara mereka menangani tantangan tersebut.
6. Kerahasiaan dan profesionalisme
Sekretaris sering kali menemukan informasi penting perusahaan, termasuk kerahasiaan dokumen dan percakapan pribadi. Oleh karena itu, kandidat harus terbukti dapat dipercaya dan profesional, serta mampu bersikap bijaksana setiap saat. Pengujian untuk sifat ini mungkin melibatkan beberapa pertanyaan situasional tentang situasi rahasia yang mungkin harus mereka hadapi saat bekerja.
Bagaimana Cara Membuat Tes Online untuk Memeriksa Keterampilan Sekretaris di OnlineExamMaker?
Dengan OnlineExamMaker, sangat mudah untuk membuat ujian online guna menguji keterampilan sekretaris kandidat. Berikut ini cara membuat ujian untuk kemampuan penting kandidat Anda:
Buat Kuis/Ujian Anda Berikutnya dengan OnlineExamMaker
Langkah 1: Daftar atau masuk ke OnlineExamMaker
Jika Anda sudah memiliki akun, cukup masuk saja. Jika Anda belum memiliki akun, Anda perlu mendaftar di situs web OnlineExamMaker.
Langkah 2: Siapkan pertanyaan keterampilan sekretaris
Tes keterampilan yang diberikan dapat dipilih berdasarkan persyaratan pekerjaan. Untuk posisi sekretaris, contohnya adalah organisasi, komunikasi, perhatian terhadap detail, dan kecakapan teknis.
Anda dapat membuat beberapa varian pertanyaan secara daring di alat yang diberikan yang dikenal sebagai OnlineExamMaker untuk mencari kandidat dengan pertanyaan dengan banyak jawaban, dengan jawaban singkat yang diminta, dan situasi studi kasus situasional di antara banyak lainnya: masalah organisasi, seperti penjadwalan skenario; yang terkait dengan komunikasi, misalnya penyusunan e-mail; kemampuan untuk mengajukan pertanyaan yang memperhatikan detail yang diminta untuk mengoreksi salah satu teks.
Anda juga dapat menggunakan OnlineExamMaker untuk membuat pertanyaan untuk penilaian keterampilan sekretaris dan menambahkannya langsung ke ujian.
Langkah 3: Buat ujian
Buat ujian, edit judul dan deskripsinya, lalu Anda dapat menambahkan pertanyaan penilaian ke ujian pada langkah ini.
Langkah 4: Konfigurasikan pengaturan ujian
Sesuaikan pengaturan kuis Anda, seperti waktu kuis langsung, logo perusahaan, batas waktu. OnlineExamMaker menyediakan opsi untuk mengatur penilaian otomatis untuk pertanyaan pilihan, sementara respons dengan jawaban singkat dapat dinilai secara manual. Anda dapat mengatur ambang batas kelulusan, dan membuat laporan, dan mudah untuk menganalisisnya.
Langkah 5: Distribusikan tes
Setelah ujian siap, Anda dapat membagikannya dengan kandidat melalui tautan email sederhana. Ujian dapat diakses dari perangkat apa pun, sehingga memudahkan kandidat untuk menyelesaikan ujian dari jarak jauh sesuai keinginan mereka.
Langkah 6: Menganalisis laporan penilaian
Setelah kandidat mengikuti ujian, OnlineExamMaker akan membuat laporan kinerja yang komprehensif tentang mereka. Selanjutnya, Anda harus menilai kekuatan dan kelemahan mereka dalam berbagai aspek untuk memahami posisi yang mereka lamar.
Penilaian keterampilan sekretaris akan membantu merekrut seorang profesional yang dapat mengelola berbagai keterampilan dan tanggung jawab demi kelancaran fungsi organisasi Anda. Tes penilaian keterampilan daring ini, atau tes apa pun yang dibuat di OnlineExamMaker, akan sangat membantu dalam menyaring kandidat secara objektif berdasarkan aspek-aspek seperti organisasi, komunikasi, kecakapan teknis, dan profesionalisme. Platform ini memudahkan pembuatan ujian yang disesuaikan, mendistribusikannya dengan lebih efisien, dan menganalisis hasilnya; dengan demikian, membuat keputusan perekrutan yang tepat dan meyakinkan. OnlineExamMaker adalah alat yang ampuh untuk menyederhanakan proses perekrutan guna menemukan kandidat yang tepat untuk posisi sekretaris perusahaan Anda.