Selalu ada pilihan untuk merekrut manajer kantor terbaik yang dapat menjamin kelancaran fungsi kantor. Seorang manajer kantor bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan administratif, berkoordinasi dengan fungsi kantor, dan mendukung produktivitas secara keseluruhan. Oleh karena itu, evaluasi keterampilan teknis dan nonteknis yang dibutuhkan diperlukan saat memilih personel terbaik. Penilaian daring memudahkan hal ini dan dapat memberikan cara yang efisien untuk mengevaluasi keterampilan manajer kantor dengan istilah yang mudah dipahami. Fokus artikel ini adalah cara menilai keterampilan manajer kantor, termasuk keterampilan teknis dan nonteknis utama yang perlu diperhatikan dan cara menyusun penilaian daring yang efektif menggunakan OnlineExamMaker.
- Apa itu Penilaian Keterampilan Manajer Kantor?
- 4 Soft Skill Penting bagi Manajer Kantor
- 4 Keterampilan Teknis untuk Manajer Kantor yang Unggul
- Bagaimana Cara Membuat Penilaian Keterampilan Manajer Kantor di OnlineExamMaker?
Apa itu Penilaian Keterampilan Manajer Kantor?
Penilaian kompetensi manajer kantor merupakan alat untuk menilai kompetensi utama dalam mengelola pekerjaan kantor. Penilaian biasanya tidak hanya mencakup soft skills, seperti komunikasi dan manajemen waktu, tetapi juga keterampilan teknis, seperti bekerja dengan perangkat lunak dan manajemen data. Dengan demikian, pemberi kerja akan yakin bahwa kandidat dapat melakukan pekerjaan administratif secara efisien, mengatur proses kerja di kantor, dan menjaga lingkungan kerja tetap produktif.
4 Soft Skill Penting bagi Manajer Kantor
Manajer kantor harus memiliki berbagai soft skills untuk menangani tanggung jawab dan orang yang berbeda secara efektif. Berikut ini adalah empat soft skills utama yang perlu dipertimbangkan.
1. Keterampilan Komunikasi
Manajer kantor perlu berkomunikasi secara efektif dengan karyawan, vendor, dan manajemen. Komunikasi yang baik memastikan bahwa pekerjaan selesai tepat waktu dan masalah diselesaikan tepat waktu. Selama penilaian, amati seberapa baik kandidat menjelaskan ide mereka, dengarkan dengan saksama, dan sesuaikan gaya komunikasi mereka sesuai dengan situasi.
2. Manajemen Waktu
Manajemen waktu sangat penting dalam menangani berbagai tugas dan memenuhi tenggat waktu. Seorang manajer kantor harus mengerjakan banyak tugas, tetapi pada saat yang sama, ia harus terorganisir dalam suasana yang sibuk. Ajukan pertanyaan perilaku yang menjelaskan bagaimana kandidat mengelola tugas-tugas yang bersaing dan kemampuan mereka untuk mempertahankan efisiensi di bawah tekanan.
3. Pemecahan Masalah
Manajer kantor mungkin harus mengatasi masalah yang muncul dalam bentuk tantangan tak terduga: peralatan yang tidak berfungsi, masalah karyawan, atau semacamnya. Keterampilan memecahkan masalah memungkinkan mereka mengatasinya dengan cepat dan efisien. Sertakan beberapa situasi hipotetis selama penilaian untuk melihat bagaimana kandidat dapat memikirkan masalah dan menemukan solusi dengan segera.
4. Kepemimpinan dan Koordinasi Tim
Meskipun manajer kantor mungkin tidak selalu berada dalam posisi kepemimpinan, penting bagi mereka untuk dapat mengoordinasikan tim dan memastikan semuanya berjalan lancar. Evaluasi kandidat berdasarkan kemampuan mereka dalam mendelegasikan tanggung jawab, mengelola konflik, dan membangun kerja sama di antara anggota tim.
Anda mungkin ingin tahu
Buat penilaian keterampilan penilaian otomatis tanpa pengkodean apa pun – coba OnlineExamMaker hari ini !
4 Keterampilan Teknis untuk Manajer Kantor yang Unggul
Selain soft skills, manajer kantor memerlukan beberapa keterampilan teknis untuk mengelola berbagai operasi kantor secara efisien. Berikut ini adalah empat keterampilan teknis yang perlu diperhatikan.
1. Mahir menggunakan Software Perkantoran
Manajer kantor harus ahli dalam penggunaan paket perangkat lunak perkantoran, termasuk pengolah kata, aplikasi lembar kerja, dan alat manajemen proyek. Uji pengalaman kandidat dalam Microsoft Office, Google Workspace, atau perangkat lunak lain yang terkait dengan industri tempat bisnis tersebut beroperasi, dan periksa pengetahuan mereka untuk kemudahan penggunaan perangkat lunak tersebut dan menyelesaikan tugas.
2. Entri dan Manajemen Data
Perhatian terhadap detail terkait entri dan pengorganisasian data merupakan salah satu kualitas penting seorang manajer kantor. Lakukan pemeriksaan kritis terhadap kandidat berdasarkan tingkat perhatian dan kemampuan mereka dalam menangani data karyawan, dan berkas personalia, antara lain. Tugas tersebut dapat berupa penyortiran hingga memasukkan data ke dalam spreadsheet.
3. Penganggaran dan Manajemen Keuangan
Manajer kantor mungkin bertanggung jawab untuk mengelola anggaran, melacak pengeluaran, dan memproses faktur. Uji kandidat berdasarkan kemampuan mereka untuk mengelola tugas keuangan, seperti merekonsiliasi pengeluaran atau melacak biaya terkait kantor terhadap anggaran.
4. Pengetahuan Peralatan dan Sistem Kantor
Seorang manajer kantor harus familier dengan peralatan kantor, seperti printer, mesin fotokopi, dan sistem telekomunikasi. Sertakan pertanyaan tentang bagaimana kandidat akan memecahkan masalah atau mengelola masalah peralatan kantor yang umum.
Bagaimana Cara Membuat Penilaian Keterampilan Manajer Kantor di OnlineExamMaker?
Membuat penilaian keterampilan manajer kantor online di OnlineExamMaker cukup mudah. Berikut caranya:
Buat Kuis/Ujian Anda Berikutnya dengan OnlineExamMaker
Langkah 1: Tentukan detail penilaian
Klik tombol "Ujian Baru", lalu tetapkan judul, misalnya, "Penilaian Keterampilan Manajer Kantor," dan jelaskan keterampilan apa saja yang akan diuji. Atur waktu tergantung pada kompleksitas ujian Anda.
Langkah 2: Tambahkan pertanyaan penilaian
Gabungkan jenis pertanyaan – pertanyaan pilihan ganda yang sesuai untuk keterampilan teknis dan pertanyaan berbasis skenario untuk keterampilan nonteknis. Sesuaikan pertanyaan dengan tugas manajemen kantor yang sebenarnya.
Langkah 3: Sesuaikan pengaturan penilaian
Tetapkan skor kelulusan, acakkan pertanyaan jika perlu, dan sesuaikan batas waktu. Ini memastikan penilaian yang tidak bias dan terorganisasi. Untuk membuat ujian yang aman guna mencegah kecurangan, Anda dapat mengaktifkan pengaturan pengawasan webcam pada langkah ini.
Langkah 4: Publikasikan dan bagikan
Saat penilaian ditetapkan, publikasikan penilaian tersebut, lalu bagikan tautannya kepada para kandidat. Selanjutnya, pantau respons yang masuk, dan nilai kinerja di platform tersebut.
Langkah 5: Lacak catatan ujian
OnlineExamMaker juga menyediakan kemampuan untuk melacak catatan ujian secara efisien. Anda akan dapat melacak kemajuan kandidat, melihat analisis terperinci, dan menyimpan catatan semua penilaian sebelumnya. Fitur ini membantu Anda mengelola beberapa penilaian dan membuat keputusan berdasarkan data tentang kandidat Anda.
Oleh karena itu, penilaian keterampilan manajer kantor merupakan salah satu faktor penting yang memastikan efisiensi dan produktivitas kantor. Penilaian keterampilan teknis dan nonteknis memungkinkan pemberi kerja untuk memilih kandidat yang dapat menangani cakupan tanggung jawab yang kompleks. OnlineExamMaker akan membantu dalam merancang penilaian yang disesuaikan untuk melihat, membandingkan, dan memvisualisasikan kemampuan setiap kandidat dalam format baca-saja dengan mudah. OnlineExamMaker menyediakan antarmuka pengguna yang mudah untuk mempermudah proses perekrutan dan memilih kandidat yang paling sesuai untuk kebutuhan manajemen kantor.