Contratar a secretária adequada para sua empresa é mais do que apenas encontrar alguém que saiba gerenciar calendários ou atender o telefone. Uma secretária muito boa geralmente atua como um suporte para executivos e equipes ocupados, cuidando para que a facilitação dentro da organização ocorra bem e efetivamente. Nesse sentido, é importante avaliar corretamente as habilidades e características essenciais que contribuem para uma boa secretária.
Isso pode ser feito efetivamente por meio de um exame online agendado para analisar objetivamente as capacidades do candidato. Neste artigo, veremos como as secretárias são importantes; identificaremos várias habilidades e características essenciais que se procura, e também indicaremos algumas das maneiras de gerenciar todas essas responsabilidades de escrutínio por meio do OnlineExamMaker de uma forma muito eficaz.
- Por que as habilidades de secretária são importantes?
- 6 Competências e qualidades básicas de secretários de empresa
- Como criar um teste online para verificar as habilidades de secretária no OnlineExamMaker?
Por que as habilidades de secretária são importantes?
As secretárias geralmente são a espinha dorsal de qualquer organização e normalmente são encarregadas de gerenciar responsabilidades administrativas, coordenar a comunicação e facilitar a administração de um escritório. Seu nível de competência pode afetar diretamente a produtividade, a organização e até mesmo o moral dos funcionários.
6 Competências e qualidades básicas de secretários de empresa
Ao tentar contratar uma secretária, a pessoa procura uma série de habilidades importantes e conjuntos de características pessoais. Aqui estão meia dúzia desses atributos:
1. Organização e gestão do tempo
Uma secretária deve ser uma pessoa muito organizada que consegue administrar várias coisas ao mesmo tempo de forma eficaz. O candidato tem que ser capaz de priorizar o trabalho, cumprir prazos e organizar um escritório movimentado. Isso determinaria se ele consegue trabalhar bem sob pressão com atividades sensíveis ao tempo ou não.
2. Habilidades de comunicação
O papel de uma secretária requer essencialmente comunicação adequada e eficaz. Elas precisam transmitir mensagens, interagir com clientes e manter relações saudáveis interna e externamente com profissionalismo. Ajudaria na transmissão clara e precisa de informações quando as comunicações escritas e verbais são bem apresentadas.
3. Atenção aos detalhes
Uma secretária precisa ser bastante precisa em tudo, desde a manutenção de cronogramas e preparação de documentos até responder a consultas. O efeito de um pequeno erro em um ambiente de escritório pode ser enorme, e é por isso que os candidatos devem ter a capacidade de manter o foco e garantir que a precisão prevaleça em seu trabalho.
Dica profissional
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4. Proficiência técnica
As secretárias devem se sentir confortáveis com softwares de escritório como Microsoft Office Suite, Google Workspace e outras ferramentas que facilitam as tarefas administrativas. Familiaridade com ferramentas de comunicação virtual Zoom ou Slack é importante, especialmente no ambiente de trabalho remoto de hoje.
5. Resolução de problemas e adaptabilidade
Em um escritório movimentado, problemas podem surgir a qualquer momento, desde conflitos de agenda até tarefas urgentes. A boa secretária deve ser capaz de pensar rápido e lidar com circunstâncias mutáveis. Medir suas habilidades de resolução de problemas pode fornecer insights sobre como lidar com tais desafios.
6. Confidencialidade e profissionalismo
Secretários frequentemente se deparam com informações cruciais da empresa, incluindo confidencialidade de documentos e conversas privadas. Assim, os candidatos devem provar ser confiáveis e profissionais, capazes de serem discretos a qualquer momento. Testar essa característica pode envolver algumas perguntas situacionais sobre situações confidenciais com as quais eles podem ter que lidar enquanto trabalham.
Como criar um teste online para verificar as habilidades de secretária no OnlineExamMaker?
Com o OnlineExamMaker, é muito fácil criar um exame online para testar as habilidades de secretária de um candidato. Veja como você pode criar um teste para as habilidades essenciais dos seus candidatos:
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Etapa 1: inscreva-se ou faça login no OnlineExamMaker
Se você já tem uma conta, basta fazer login. Se você não tem uma conta, precisa criar uma no site OnlineExamMaker.
Etapa 2: Prepare perguntas sobre habilidades de secretária
Os testes de habilidade a serem dados podem ser selecionados com base nos requisitos do trabalho. Para cargos de secretariado, exemplos são organização, comunicação, atenção aos detalhes e proficiência técnica.
Você pode criar diversas variantes de perguntas on-line na ferramenta fornecida, conhecida como OnlineExamMaker, para observar candidatos com perguntas de múltiplas respostas, com respostas curtas solicitadas e estudos de caso situacionais, entre muitos outros: questões organizacionais, como programação de cenários; questões relacionadas a comunicações, por exemplo, ao redigir um e-mail; capacidade de responder a perguntas de atenção aos detalhes para revisão de texto.
Você também pode usar o OnlineExamMaker para gerar questões para avaliação de habilidades de secretária e adicioná-las diretamente ao exame.
Etapa 3: Crie um exame
Crie um exame, edite seu título e descrição e, em seguida, você poderá adicionar perguntas de avaliação ao exame nesta etapa.
Etapa 4: Configurar as configurações do exame
Personalize a configuração do seu teste, como tempo de teste ao vivo, logotipo da empresa, limites de tempo. O OnlineExamMaker fornece opções para definir pontuação automática de perguntas de escolha, enquanto respostas por respostas curtas podem estar sujeitas à pontuação manual. Você pode definir limites de aprovação e fazer relatórios, e é fácil analisá-los.
Etapa 5: Distribuir o teste
Assim que o exame estiver pronto, você pode compartilhá-lo com seus candidatos por meio de um link de e-mail simples. O exame pode ser acessado de qualquer dispositivo, facilitando para os candidatos concluírem o teste remotamente, conforme sua conveniência.
Etapa 6: Analisar relatórios de avaliação
Após os candidatos fazerem um exame, o OnlineExamMaker gera um relatório de desempenho abrangente sobre eles. Além disso, você terá que avaliar seus pontos fortes e fracos em diferentes aspectos da compreensão da função para a qual se candidataram.
A avaliação das habilidades de secretária ajudará a contratar um profissional que pode gerenciar várias habilidades e responsabilidades para a funcionalidade tranquila da sua organização. Este teste de avaliação de habilidades online, ou qualquer teste gerado no OnlineExamMaker, percorrerá um longo caminho na filtragem objetiva de candidatos em aspectos como organização, comunicação, proficiência técnica e profissionalismo. A plataforma facilita a criação de exames personalizados, a distribuição mais eficiente e a análise dos resultados; portanto, a tomada de decisões de contratação informadas e confiantes. O OnlineExamMaker é uma ferramenta poderosa para agilizar o processo de contratação para encontrar o candidato certo para a posição de secretária da sua empresa.