Hvordan vurdere sekretærferdigheter til kandidater ved ansettelse?

Å ansette den rette sekretæren for din bedrift er mer enn bare å finne noen som vet hvordan man administrerer kalendere eller svarer på telefonen. En meget god sekretær fungerer vanligvis som en støtte for travle ledere og team, og sørger for at tilrettelegging i organisasjonen skjer godt og effektivt. I denne forbindelse er det viktig å korrekt vurdere de essensielle ferdighetene og egenskapene som bidrar til en god sekretær.

Dette kan effektivt gjøres gjennom en planlagt online eksamen for å objektivt analysere kandidatens evner. I denne artikkelen skal vi se på hvordan sekretærer er viktige; finne flere essensielle ferdigheter og egenskaper man ser etter, og angi også noen av måtene å håndtere alle slike kontrollansvar gjennom OnlineExamMaker på en veldig effektiv måte.

• Hvorfor er sekretærferdigheter viktige?
• 6 Grunnleggende kompetanse og kvaliteter til bedriftssekretærer
• Hvordan lage en online test for å sjekke sekretærferdigheter på OnlineExamMaker?

Hvorfor er sekretærferdigheter viktige?

Sekretærene er vanligvis ryggraden i enhver organisasjon og har normalt i oppgave å administrere administrativt ansvar, koordinere kommunikasjon og lette driften av et kontor. Deres kompetansenivå kan direkte påvirke produktivitet, organisering og til og med ansattes moral.

6 Grunnleggende kompetanse og kvaliteter til bedriftssekretærer

Når man prøver å ansette en sekretær, ser man etter en rekke viktige ferdigheter og personlige egenskaper. Her er et halvt dusin av disse attributtene:

1. Organisering og tidsstyring
En sekretær bør være en veldig organisert person som kan klare å gjøre flere ting samtidig effektivt. Kandidaten må være i stand til å prioritere arbeid, overholde tidsfrister og organisere et travelt kontor. Dette vil avgjøre om de er i stand til å jobbe godt under press med tidssensitive aktiviteter eller ikke.

2. Kommunikasjonsevner
Rollen som sekretær krever i hovedsak riktig og effektiv kommunikasjon. De trenger å formidle budskap, samhandle med klienter og opprettholde sunne relasjoner internt og eksternt med profesjonalitet. Det vil hjelpe klar og nøyaktig formidling av informasjon når både skriftlig og muntlig kommunikasjon er godt presentert.

3. Oppmerksomhet på detaljer
En sekretær må være ganske nøyaktig i alt, fra vedlikehold av tidsplaner og utarbeidelse av dokumenter til å svare på spørsmål. Effekten av en liten feil i et kontormiljø kan være enorm, og det er grunnen til at kandidater bør ha evnen til å holde fokus og sikre at nøyaktighet råder i arbeidet deres.

4. Tekniske ferdigheter
Sekretærer bør føle seg komfortable med kontorprogramvare som Microsoft Office Suite, Google Workspace og andre verktøy som gjør administrative oppgaver enklere. Kjennskap til virtuelle kommunikasjonsverktøy Zoom eller Slack er viktig, spesielt i dagens eksterne arbeidsmiljø.

5. Problemløsning og tilpasningsevne
På et travelt kontor kan det oppstå problemer når som helst, fra planlegging av konflikter til presserende oppgaver. Den gode sekretæren må kunne tenke på beina og håndtere skiftende omstendigheter. Å måle deres problemløsningsevner kan gi innsikt i deres håndtering av slike utfordringer.

6. Konfidensialitet og profesjonalitet
Sekretærer kommer ofte over viktig bedriftsinformasjon, inkludert konfidensialitet av dokumenter og private samtaler. Derfor bør kandidater vise seg å være pålitelige og profesjonelle, i stand til å være diskrete når som helst. Testing for denne egenskapen kan innebære noen situasjonsmessige spørsmål om konfidensielle situasjoner som de kan måtte håndtere mens de jobber.

Hvordan lage en online test for å sjekke sekretærferdigheter på OnlineExamMaker?

Med OnlineExamMaker er det så enkelt å lage en online eksamen for å teste sekretærferdighetene til en kandidat. Slik kan du lage en test for de grunnleggende ferdighetene til kandidatene dine:

Trinn 1: Registrer deg eller logg på OnlineExamMaker

Hvis du allerede har en konto, bare logg inn. Hvis du ikke har en konto, må du registrere deg for en på OnlineExamMaker-nettstedet.

Trinn 2: Forbered spørsmål om sekretærferdigheter

Ferdighetsprøvene som skal gis kan velges ut fra jobbkravene. For sekretærstillinger er eksempler organisering, kommunikasjon, oppmerksomhet på detaljer og teknisk dyktighet.

Du kan lage ganske mange varianter av spørsmål online i det gitte verktøyet kjent som OnlineExamMaker for å se etter kandidater med flere svarspørsmål, med korte svar forespurt og situasjonsbetingede casestudiesituasjoner blant mange andre: organisatoriske problemer, som scenarieplanlegging; kommunikasjonsrelaterte, for eksempel utkast til en e-post; evne til oppmerksomhet til detaljer spørsmål stilt for korrekturlesing av tekst.

Du kan også bruke OnlineExamMaker til å generere spørsmål for vurdering av sekretærferdigheter og legge dem direkte til eksamen.

Trinn 3: Lag en eksamen

Opprett en eksamen, rediger tittelen og beskrivelsen, så kan du legge til vurderingsspørsmål til eksamen i dette trinnet.

Trinn 4: Konfigurer eksamensinnstillinger

Tilpass innstillingen for quizen din, for eksempel quiz live time, firmalogo, tidsbegrensninger.OnlineExamMaker gir muligheter for å angi automatisk scoring av valgspørsmål, mens svar med korte svar kan være gjenstand for manuell scoring. Du kan sette bestått terskler og lage rapporter, og det er enkelt å analysere dem.

Trinn 5: Fordel testen

Når eksamen er klar, kan du dele den med kandidatene dine via en enkel e-postlenke. Eksamenen er tilgjengelig fra alle enheter, noe som gjør det enkelt for kandidater å fullføre testen eksternt når det passer dem.

Trinn 6: Analyser vurderingsrapporter

Etter at kandidatene har tatt en eksamen, genererer OnlineExamMaker en omfattende resultatrapport om dem. Videre må du vurdere deres styrker og svakheter i forskjellige aspekter av å forstå rollen de har søkt om.

Evaluering av sekretærferdigheter vil hjelpe til med å ansette en profesjonell som kan administrere ulike ferdigheter og ansvarsområder for smidig funksjonalitet i organisasjonen din. Denne online ferdighetsvurderingstesten, eller for den saks skyld en hvilken som helst test generert på OnlineExamMaker, vil gå langt med å objektivt filtrere ut kandidater på aspekter som organisering, kommunikasjon, teknisk ferdighet og profesjonalitet. Plattformen gjør det enklere å lage tilpassede eksamener, distribuere dem mer effektivt og analysere resultatene; dermed ta informerte, trygge ansettelsesbeslutninger. OnlineExamMaker er et kraftig verktøy for å strømlinjeforme ansettelsesprosessen for å finne den rette kandidaten for din bedriftssekretærstilling.