Contratar a la secretaria adecuada para su empresa va más allá de encontrar a alguien que sepa gestionar agendas o contestar el teléfono. Una buena secretaria suele brindar apoyo a ejecutivos y equipos ocupados, asegurándose de que la facilitación dentro de la organización se lleve a cabo de forma correcta y eficaz. En este sentido, es importante evaluar correctamente las habilidades y características esenciales que definen a una buena secretaria.
Esto podría lograrse eficazmente mediante un examen en línea programado para analizar objetivamente las capacidades del candidato. En este artículo, analizaremos la importancia de las secretarias, identificaremos varias habilidades y rasgos esenciales que se buscan y también indicaremos cómo gestionar eficazmente todas estas responsabilidades de escrutinio a través de OnlineExamMaker.
- ¿Por qué son importantes las habilidades de una secretaria?
- 6 competencias y cualidades básicas de los secretarios de empresa
- ¿Cómo crear una prueba en línea para comprobar las habilidades de secretaria en OnlineExamMaker?
¿Por qué son importantes las habilidades de una secretaria?
Las secretarias suelen ser la columna vertebral de cualquier organización y suelen encargarse de gestionar las responsabilidades administrativas, coordinar la comunicación y facilitar el funcionamiento de la oficina. Su nivel de competencia puede afectar directamente la productividad, la organización e incluso la moral de los empleados.
6 competencias y cualidades básicas de los secretarios de empresa
Al contratar a una secretaria, se buscan varias habilidades y rasgos personales importantes. A continuación, se presentan media docena de estos atributos:
1. Organización y gestión del tiempo
Una secretaria debe ser una persona muy organizada, capaz de gestionar varias tareas a la vez con eficacia. La candidata debe ser capaz de priorizar el trabajo, cumplir plazos y organizar una oficina concurrida. Esto determinará si puede trabajar bien bajo presión con actividades urgentes.
2. Habilidades comunicativas
El rol de secretaria requiere esencialmente una comunicación adecuada y eficaz. Debe transmitir mensajes, interactuar con los clientes y mantener relaciones sólidas, tanto internas como externas, con profesionalismo. Una comunicación escrita y verbal bien presentada facilita una transmisión de información clara y precisa.
3. Atención al detalle
Una secretaria debe ser muy precisa en todo, desde el mantenimiento de horarios y la preparación de documentos hasta la respuesta a consultas. El impacto de un pequeño error en una oficina puede ser enorme, y por eso los candidatos deben ser capaces de mantenerse concentrados y garantizar la precisión en su trabajo.
Consejo profesional
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4. Competencia técnica
Las secretarias deben sentirse cómodas con programas de oficina como Microsoft Office Suite, Google Workspace y otras herramientas que facilitan las tareas administrativas. Es importante estar familiarizadas con herramientas de comunicación virtual como Zoom o Slack, especialmente en el entorno de trabajo remoto actual.
5. Resolución de problemas y adaptabilidad
En una oficina con mucha actividad, los problemas pueden surgir en cualquier momento, desde conflictos de agenda hasta tareas urgentes. Una buena secretaria debe ser capaz de pensar con rapidez y gestionar circunstancias cambiantes. Evaluar sus habilidades de resolución de problemas puede proporcionar información sobre su gestión de estos desafíos.
6. Confidencialidad y profesionalismo
Las secretarias suelen acceder a información crucial de la empresa, como la confidencialidad de documentos y conversaciones privadas. Por lo tanto, las candidatas deben demostrar ser confiables y profesionales, capaces de ser discretas en todo momento. Para evaluar esta cualidad, podrían ser necesarias preguntas situacionales sobre situaciones confidenciales que puedan afrontar en su trabajo.
¿Cómo crear una prueba en línea para comprobar las habilidades de secretaria en OnlineExamMaker?
Con OnlineExamMaker, es facilísimo crear un examen en línea para evaluar las habilidades secretariales de un candidato. Así es como puedes crear una prueba para las habilidades esenciales de tus candidatos:
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Paso 1: Regístrese o inicie sesión en OnlineExamMaker
Si ya tiene una cuenta, simplemente inicie sesión. Si no tiene una cuenta, debe registrarse para obtener una en el sitio web de OnlineExamMaker.
Paso 2: Prepare preguntas sobre habilidades de secretaria
Las pruebas de habilidades que se realizarán pueden seleccionarse según los requisitos del puesto. Para puestos de secretariado, por ejemplo, organización, comunicación, atención al detalle y competencia técnica.
Puede crear bastantes variantes de preguntas en línea en la herramienta conocida como OnlineExamMaker para buscar candidatos con preguntas de respuestas múltiples, con respuestas cortas solicitadas y situaciones de estudios de casos situacionales, entre muchas otras: cuestiones organizativas, como la programación de escenarios; cuestiones relacionadas con las comunicaciones, por ejemplo, al redactar un correo electrónico; capacidad para prestar atención a los detalles en las preguntas solicitadas para la corrección de textos.
También puede utilizar OnlineExamMaker para generar preguntas para la evaluación de las habilidades de secretaria y agregarlas al examen directamente.
Paso 3: Crea un examen
Cree un examen, edite su título y descripción, luego puede agregar preguntas de evaluación al examen en este paso.
Paso 4: Configurar los ajustes del examen
Personaliza la configuración de tu cuestionario, como la duración del cuestionario, el logotipo de la empresa y los límites de tiempo. OnlineExamMaker ofrece opciones para configurar la puntuación automática de preguntas de opción múltiple, mientras que las respuestas cortas pueden calificarse manualmente. Puedes establecer umbrales de aprobación y generar informes, que son fáciles de analizar.
Paso 5: Distribuir la prueba
Una vez que el examen esté listo, puede compartirlo con sus candidatos mediante un simple enlace de correo electrónico. Se puede acceder al examen desde cualquier dispositivo, lo que facilita que los candidatos lo completen a distancia cuando les resulte conveniente.
Paso 6: Analizar los informes de evaluación
Tras el examen, OnlineExamMaker genera un informe completo de su desempeño. Además, deberá evaluar sus fortalezas y debilidades en diferentes aspectos para comprender el puesto al que se postula.
La evaluación de las habilidades de secretariado le ayudará a contratar a un profesional capaz de gestionar diversas habilidades y responsabilidades para el correcto funcionamiento de su organización. Esta prueba de evaluación de habilidades en línea, o cualquier prueba generada en OnlineExamMaker, contribuirá significativamente a filtrar objetivamente a los candidatos en aspectos como organización, comunicación, competencia técnica y profesionalismo. La plataforma facilita la creación de exámenes personalizados, su distribución más eficiente y el análisis de los resultados, lo que permite tomar decisiones de contratación informadas y seguras. OnlineExamMaker es una herramienta eficaz para agilizar el proceso de contratación y encontrar al candidato ideal para el puesto de secretaria de su empresa.