Att anställa rätt sekreterare för ditt företag är mer än att bara hitta någon som vet hur man hanterar kalendrar eller svarar i telefon. En mycket bra sekreterare fungerar vanligtvis som ett stöd för upptagna chefer och team, och ser till att facilitering inom organisationen sker bra och effektivt. I detta avseende är det viktigt att korrekt bedöma de väsentliga färdigheter och egenskaper som bidrar till en bra sekreterare.
Detta kan effektivt göras genom en schemalagd onlineundersökning för att objektivt analysera kandidatens förmågor. I den här artikeln ska vi titta på hur sekreterare är viktiga; peka ut flera viktiga färdigheter och egenskaper man letar efter, och även ange några av sätten att hantera alla sådana granskningsansvar genom OnlineExamMaker på ett mycket effektivt sätt.
- Varför är sekreterarkunskaper viktiga?
- 6 Grundläggande kompetenser och egenskaper hos företagssekreterare
- Hur skapar man ett onlinetest för att kontrollera sekreterarkunskaper på OnlineExamMaker?
Varför är sekreterarkunskaper viktiga?
Sekreterarna är vanligtvis ryggraden i alla organisationer och har normalt till uppgift att hantera administrativt ansvar, samordna kommunikation och underlätta driften av ett kontor. Deras kompetensnivå kan direkt påverka produktivitet, organisation och till och med anställdas moral.
6 Grundläggande kompetenser och egenskaper hos företagssekreterare
När man försöker anställa en sekreterare letar man efter ett antal viktiga färdigheter och personliga egenskaper. Här är ett halvdussin av dessa attribut:
1. Organisation och tidshantering
En sekreterare bör vara en mycket organiserad person som kan hantera flera saker samtidigt effektivt. Kandidaten måste kunna prioritera arbete, hålla deadlines och organisera ett hektiskt kontor. Detta skulle avgöra om de kan arbeta bra under press med tidskänsliga aktiviteter eller inte.
2. Kommunikationsförmåga
Rollen som sekreterare kräver i huvudsak korrekt och effektiv kommunikation. De behöver förmedla budskap, interagera med kunder och upprätthålla sunda relationer internt och externt med professionalism. Det skulle underlätta tydlig och korrekt förmedling av information när både den skriftliga och muntliga kommunikationen presenteras väl.
3. Uppmärksamhet på detaljer
En sekreterare måste vara ganska noggrann i allt, från underhåll av scheman och förberedelse av dokument till att svara på frågor. Effekten av ett litet misstag i en kontorsmiljö kan vara enorm, och det är anledningen till att kandidater bör ha förmågan att hålla fokus och se till att noggrannhet råder i deras arbete.
Proffs tips
Vill du bedöma dina kandidater online? Skapa en onlinesekreterarkompetensbedömning gratis !
4. Teknisk skicklighet
Sekreterare bör känna sig bekväma med kontorsprogram som Microsoft Office Suite, Google Workspace och andra verktyg som gör administrativa uppgifter enklare. Förtrogenhet med virtuella kommunikationsverktyg Zoom eller Slack är viktigt, särskilt i dagens distansarbetsmiljö.
5. Problemlösning och anpassningsförmåga
På ett hektiskt kontor kan problem uppstå när som helst, från schemaläggning av konflikter till brådskande uppgifter. Den gode sekreteraren måste kunna tänka på fötterna och hantera förändrade omständigheter. Att mäta deras problemlösningsförmåga kan ge insikt i deras hantering av sådana utmaningar.
6. Sekretess och professionalism
Sekreterare stöter ofta på viktig företagsinformation, inklusive sekretess för dokument och privata samtal. Därför bör kandidater visa sig vara pålitliga och professionella, kapabla att vara diskreta när som helst. Att testa för denna egenskap kan innebära vissa situationsfrågor om konfidentiella situationer som de kan behöva hantera när de arbetar.
Hur skapar man ett onlinetest för att kontrollera sekreterarkunskaper på OnlineExamMaker?
Med OnlineExamMaker är det så enkelt att skapa ett onlineprov för att testa sekreterarkunskaperna hos en kandidat. Så här kan du skapa ett test för dina kandidaters grundläggande förmågor:
Skapa din nästa frågesport/examen med OnlineExamMaker
Steg 1: Registrera dig eller logga in på OnlineExamMaker
Om du redan har ett konto loggar du bara in. Om du inte har ett konto måste du registrera dig för ett på OnlineExamMakers webbplats.
Steg 2: Förbered frågor om sekreterarkunskaper
De färdighetsprov som ska ges kan väljas utifrån jobbkraven. För sekreterartjänster är exempel organisation, kommunikation, uppmärksamhet på detaljer och teknisk skicklighet.
Du kan skapa en hel del varianter av frågor online i det givna verktyget som kallas OnlineExamMaker för att titta efter kandidater med flera svarsfrågor, med korta svar efterfrågade, och situationsbetonade fallstudiesituationer bland många andra: organisatoriska frågor, såsom scenarieschemaläggning; kommunikationsrelaterade sådana, till exempel för att skriva ett e-postmeddelande; förmåga att uppmärksamma detaljerade frågor som ställs för korrekturläsning antingen av text.
Du kan också använda OnlineExamMaker för att skapa frågor för bedömning av sekreterarkunskaper och lägga till dem direkt i provet.
Steg 3: Skapa ett prov
Skapa ett prov, redigera dess titel och beskrivning, sedan kan du lägga till bedömningsfrågor till provet i det här steget.
Steg 4: Konfigurera provinställningar
Anpassa inställningen för ditt frågesport, såsom livetid för frågesport, företagslogotyp, tidsgränser.OnlineExamMaker erbjuder alternativ för att ställa in automatiska poängsättningsfrågor, medan svar med korta svar kan bli föremål för manuell poängsättning. Du kan ställa in godkända trösklar och göra rapporter, och det är lätt att analysera dem.
Steg 5: Dela ut testet
När provet är klart kan du dela det med dina kandidater via en enkel e-postlänk. Provet är tillgängligt från vilken enhet som helst, vilket gör det enkelt för kandidaterna att genomföra testet på distans när det passar dem.
Steg 6: Analysera bedömningsrapporter
Efter att kandidaterna har gjort ett prov, genererar OnlineExamMaker en omfattande resultatrapport om dem. Vidare måste du bedöma deras styrkor och svagheter i olika aspekter av att förstå rollen som de har ansökt om.
Bedömning av sekreterarkunskaper hjälper till att anställa en professionell som kan hantera olika färdigheter och ansvar för att din organisation ska fungera smidigt. Detta online skicklighetsbedömningstest, eller för den delen något test som genereras på OnlineExamMaker, kommer att gå långt i att objektivt filtrera bort kandidater på aspekter som organisation, kommunikation, teknisk skicklighet och professionalism. Plattformen gör det enklare att skapa anpassade tentor, distribuera dem mer effektivt och analysera resultaten; därför fatta välgrundade, säkra anställningsbeslut. OnlineExamMaker är ett kraftfullt verktyg för att effektivisera anställningsprocessen för att hitta rätt kandidat för din företagssekreteraretjänst.