Angajarea secretarei potrivite pentru compania dvs. înseamnă mai mult decât găsirea unei persoane care știe să gestioneze calendarele sau să răspundă la telefon. O secretară foarte bună acționează de obicei ca un suport pentru directorii și echipele ocupate, având grijă ca facilitarea în cadrul organizației să aibă loc bine și eficient. În acest sens, este important să evaluăm corect acele abilități și trăsături esențiale care contribuie la o bună secretară.
Acest lucru ar putea fi realizat eficient printr-o examinare online programată pentru a analiza în mod obiectiv capacitățile candidatului. În acest articol, ne vom uita la cât de importante sunt secretarele; identificați câteva abilități și trăsături esențiale pe care le căutați și, de asemenea, indicați câteva dintre modalitățile de a gestiona toate aceste responsabilități de control prin OnlineExamMaker într-un mod foarte eficient.
- De ce sunt importante aptitudinile de secretar?
- 6 Competențe și calități de bază ale secretarilor de companie
- Cum se creează un test online pentru a verifica abilitățile de secretar pe OnlineExamMaker?
De ce sunt importante aptitudinile de secretar?
Secretariatele sunt, de obicei, coloana vertebrală a oricărei organizații și sunt în mod normal însărcinate cu gestionarea responsabilităților administrative, coordonarea comunicării și facilitarea conducerii unui birou. Nivelul lor de competență poate afecta direct productivitatea, organizarea și chiar moralul angajaților.
6 Competențe și calități de bază ale secretarilor de companie
Când încearcă să angajezi o secretară, cineva caută o serie de abilități importante și seturi de trăsături personale. Iată o jumătate de duzină dintre aceste atribute:
1. Organizare și management al timpului
O secretară ar trebui să fie o persoană foarte organizată, care se poate descurca să facă mai multe lucruri în același timp în mod eficient. Candidatul trebuie să fie capabil să prioritizeze munca, să respecte termenele limită și să organizeze un birou aglomerat. Acest lucru ar determina dacă sunt capabili să lucreze bine sub presiune cu activități sensibile la timp sau nu.
2. Abilități de comunicare
Rolul unui secretar necesită în esență o comunicare adecvată și eficientă. Ei trebuie să transmită mesaje, să interacționeze cu clienții și să mențină relații sănătoase în interior și în exterior cu profesionalism. Ar ajuta la transmiterea clară și precisă a informațiilor atunci când atât comunicațiile scrise, cât și cele verbale sunt bine prezentate.
3. Atentie la detalii
O secretară trebuie să fie destul de precisă în orice, de la menținerea programelor și pregătirea documentelor până la răspunsul la întrebări. Efectul unei mici greșeli într-un mediu de birou poate fi uriaș și acesta este motivul pentru care candidații ar trebui să aibă capacitatea de a rămâne concentrați și de a se asigura că prevalează acuratețea în munca lor.
Sfat pro
Doriți să vă evaluați candidații online? Creați o evaluare online a abilităților de secretară gratuit !
4. Competență tehnică
Secretarii ar trebui să se simtă confortabil cu software-ul de birou, cum ar fi Microsoft Office Suite, Google Workspace și alte instrumente care facilitează sarcinile administrative. Familiarizarea cu instrumentele de comunicare virtuală Zoom sau Slack este importantă, mai ales în mediul de lucru de la distanță de astăzi.
5. Rezolvarea problemelor și adaptabilitate
Într-un birou aglomerat pot apărea oricând probleme, de la conflicte de programare până la sarcini urgente. Buna secretară trebuie să fie capabilă să gândească pe picioarele lor și să facă față circumstanțelor în schimbare. Măsurarea abilităților lor de rezolvare a problemelor poate oferi o perspectivă asupra gestionării acestor provocări.
6. Confidențialitate și profesionalism
Secretarii întâlnesc adesea informații esențiale ale companiei, inclusiv confidențialitatea documentelor și conversațiile private. Astfel, candidații ar trebui să se dovedească a fi de încredere și profesioniști, capabili să fie discreți în orice moment. Testarea pentru această trăsătură poate implica unele întrebări situaționale despre situații confidențiale cu care ar putea fi nevoiți să se confrunte în timp ce lucrează.
Cum se creează un test online pentru a verifica abilitățile de secretar pe OnlineExamMaker?
Cu OnlineExamMaker, este atât de ușor să creezi un examen online pentru a testa abilitățile de secretariat ale unui candidat. Iată cum poți crea un test pentru abilitățile esențiale ale candidaților tăi:
Creați-vă următorul test/examen cu OnlineExamMaker
Pasul 1: Înscrieți-vă sau conectați-vă la OnlineExamMaker
Dacă aveți deja un cont, pur și simplu conectați-vă. Dacă nu aveți un cont, trebuie să vă înregistrați pentru unul pe site-ul OnlineExamMaker.
Pasul 2: Pregătiți întrebări despre abilitățile de secretar
Testele de calificare care urmează să fie date pot fi selectate în funcție de cerințele postului. Pentru posturile de secretariat, exemple sunt organizarea, comunicarea, atenția la detalii și competența tehnică.
Puteți crea destul de multe variante de întrebări online în instrumentul dat, cunoscut sub numele de OnlineExamMaker, pentru a urmări candidații cu întrebări cu răspunsuri multiple, cu răspunsuri scurte solicitate și situații situaționale de studiu de caz, printre multe altele: probleme organizaționale, cum ar fi programarea scenariilor; cele legate de comunicații, de exemplu, redactarea unui e-mail; capacitatea de a pune atenție la detalii întrebări adresate pentru corectarea fiecăreia dintre text.
De asemenea, puteți utiliza OnlineExamMaker pentru a genera întrebări pentru evaluarea abilităților de secretar și pentru a le adăuga direct la examen.
Pasul 3: Creați un examen
Creați un examen, editați titlul și descrierea acestuia, apoi puteți adăuga întrebări de evaluare la examen în acest pas.
Pasul 4: Configurați setările pentru examen
Personalizați setarea testului dvs., cum ar fi timpul live al testului, sigla companiei, limitele de timp. OnlineExamMaker oferă opțiuni pentru a seta punctarea automată a întrebărilor la alegere, în timp ce răspunsurile prin răspunsuri scurte pot fi supuse punctajului manual. Puteți seta praguri de trecere și puteți face rapoarte și este ușor să le analizați.
Pasul 5: Distribuiți testul
Odată ce examenul este gata, îl puteți partaja candidaților dvs. printr-un simplu link de e-mail. Examenul este accesibil de pe orice dispozitiv, astfel încât candidaților le este mai ușor să finalizeze testul de la distanță, la convenția lor.
Pasul 6: Analizați rapoartele de evaluare
După ce candidații susțin un examen, OnlineExamMaker generează un raport de performanță cuprinzător al acestora. În plus, va trebui să le evaluați punctele forte și punctele slabe în diferite aspecte ale înțelegerii rolului pentru care au aplicat.
Evaluarea abilităților de secretariat va ajuta la angajarea unui profesionist care poate gestiona diverse abilități și responsabilități pentru buna funcționare a organizației dumneavoastră. Acest test online de evaluare a abilităților sau, de altfel, orice test generat pe OnlineExamMaker, va ajuta la filtrarea obiectivă a candidaților pe aspecte precum organizarea, comunicarea, competența tehnică și profesionalismul. Platforma facilitează crearea de examene personalizate, distribuirea lor mai eficientă și analizarea rezultatelor; prin urmare, luarea deciziilor de angajare informate și încrezătoare. OnlineExamMaker este un instrument puternic pentru eficientizarea procesului de angajare pentru a găsi candidatul potrivit pentru postul de secretar al companiei dumneavoastră.