De juiste aanstelling van een executive assistant is altijd belangrijk voor elke organisatie om soepel te kunnen functioneren. Een bekwame executive assistant helpt bij het beheren van schema's, communicatie en ondersteunt leidinggevenden, zodat zij zich kunnen richten op belangrijkere taken. Het is tijd om de belangrijkste vaardigheden en kwaliteiten van een kandidaat zorgvuldig te beoordelen om de beste keuze te maken.
- 8 fundamentele vaardigheden en eigenschappen van een directiesecretaresse
- 3 Methoden om de vaardigheden van directiesecretaresses te evalueren bij het aannemen van personeel
- Hoe maak je een beoordeling van de vaardigheden van een executive assistant met OnlineExamMaker?
8 fundamentele vaardigheden en eigenschappen van een directiesecretaresse
Een executive assistant moet uniek begiftigd zijn met technische, organisatorische en interpersoonlijke vaardigheden. Hieronder staan de 8 belangrijkste vaardigheden en eigenschappen die onmisbaar zijn voor prestaties in de rol.
1. Organisatorische vaardigheden
EA's moeten meerdere taken en schema's aankunnen en ervoor zorgen dat alles goed wordt georganiseerd en op tijd wordt afgerond.
2. Communicatieve vaardigheden
Vaak zijn EA's het eerste aanspreekpunt voor leidinggevenden. Hun communicatie, zowel schriftelijk als mondeling, moet dan ook helder en professioneel zijn.
3. Tijdsbeheer
Het geheim van timemanagement is dat je, terwijl je een aantal prioriteiten in de gaten houdt, de workflow soepel kunt laten verlopen.
4. Probleemoplossing
EA's moeten snel kunnen schakelen. Ze moeten voorbereid zijn op onverwachte dingen, zoals conflicten in schema's of veranderingen op het laatste moment.
5. Aandacht voor detail
EA's moeten zeer nauwkeurig te werk gaan, want zelfs kleine fouten in de planning of documentatie kunnen ernstige gevolgen hebben.
Misschien wilt u dit weten
Maak een automatisch beoordelende beoordeling van de vaardigheden van een executive assistant zonder dat u hoeft te programmeren. Probeer OnlineExamMaker vandaag nog !
6. Technologische vaardigheid
Softwarehulpmiddelen zoals spreadsheets, kalenders en projectmanagementsystemen worden dagelijks gebruikt.
7. Vertrouwelijkheid en discretie
EA's krijgen vaak te maken met veel gevoelige informatie, die vertrouwelijk en professioneel moet worden behandeld.
8. Interpersoonlijke vaardigheden
Een EA heeft veel contact met leidinggevenden, werknemers, klanten en leveranciers. Goede interpersoonlijke vaardigheden zijn daarom cruciaal om zaken op de juiste manier te kunnen verwoorden.
3 Methoden om de vaardigheden van directiesecretaresses te evalueren bij het aannemen van personeel
Om kandidaten voor de functie van directiesecretaresse te beoordelen, kunt u de volgende methoden overwegen.
1. Interviews
Interviews stellen u in staat om de vaardigheden van communicatie, probleemoplossing en fit binnen de cultuur te overwegen. U kunt situationele vragen stellen, zoals:
● Hoe prioriteert u taken als er meerdere urgente verzoeken zijn?
● Beschrijf een situatie waarin u met een conflict of een moeilijke situatie te maken kreeg.
● Welke hulpmiddelen hebt u toegepast bij het organiseren van uw planning en het beheren van uw taken?
Met deze vragen krijgt u inzicht in hoe kandidaten denken en communiceren onder druk.
2. Vaardigheidstesten
Dit bevestigt de praktische vaardigheden van de kandidaat. U kunt de bekwaamheid van een kandidaat testen in het bijhouden van agenda's, het voorbereiden van documenten of het schrijven van e-mails. U moet hen opdrachten geven om uit te voeren op een computer, zoals het maken van een afspraak, het opstellen van een zakelijke brief of het typen van een eenvoudig rapport. Dit kan u helpen hun prestaties te meten bij het uitvoeren van belangrijke taken.
3. Gedragsbeoordelingen
Dit zijn rollenspelscenario's of situationele vragen die de reactie van een kandidaat op uitdagingen beoordelen. Voorbeelden hiervan zijn onder andere:
Hoe zou u een belangrijke vergadering van een leidinggevende plannen als die vergadering op het laatste moment moest worden aangepast?
Wat zou u doen als uw leidinggevende de dag vóór de vergadering dringend wijzigingen wil aanbrengen in een presentatie?
Dit soort vragen laten zien hoe een kandidaat omgaat met stress en uitdagende situaties.
Hoe maak je een beoordeling van de vaardigheden van een executive assistant met OnlineExamMaker?
De beste manier om de geschiktheid van een kandidaat voor executive assistant te bepalen, is door een online skills assessment test te ontwerpen. Tools zoals OnlineExamMaker maken het mogelijk om op een gestructureerde manier aangepaste assessments te genereren voor key skill tests.
Creëer uw volgende quiz/examen met OnlineExamMaker
Zo gebruikt u het:
Stap 1: Pas de titel van het examen aan
Als u een nieuw examen aanmaakt, klikt u op de knop "Nieuw examen" op het dashboard van OnlineExamMaker. Zoek naar de sectie waar de titel van het examen wordt weergegeven, meestal bovenaan de pagina of in de exameninstellingen. Voer de gewenste titel in het tekstveld in. Dit is de titel die zowel voor u als voor de testdeelnemers wordt weergegeven.
Stap 2: Voeg beoordelingsvragen toe
Zodra het examen is aangemaakt, kunt u direct vragen uit de Question Bank aan uw assessment toevoegen. OnlineExamMaker biedt verschillende soorten vragen voor een uitgebreide assessment van de vaardigheden van een executive assistant.
Stap 4: Configureer de beoordelingsinstelling
Stel de quiztijd, het registratieformulier, de cijfers of scores voor de juiste antwoorden in terwijl u de vragen toevoegt. U kunt ook webcam proctoring inschakelen om vals spelen tijdens de test te voorkomen.
Stap 4: Verdeel de toegang tot het examen
U kunt een link naar de test delen, zodat kandidaten de test kunnen openen en voltooien, waar ze ook zijn met een internetverbinding en een apparaat.
Stap 5: Analyseer de onderzoeksresultaten
Nadat de kandidaten de test hebben gedaan, worden gedetailleerde rapporten over sterke en zwakke punten beschikbaar gesteld door OnlineExamMaker. Dit maakt het dus gemakkelijker om in een oogwenk topkandidaten te spotten.
Beoordeling van de prestaties en vaardigheden van een executive assistant is cruciaal om de juiste assistent te vinden om het management te beheren en ondersteuning te bieden aan een leiderschapsteam. Door u te concentreren op organisatorische vaardigheden, communicatievaardigheden en probleemoplossende vaardigheden, enkele van de meest prominente om te bezitten, kunt u met behulp van OnlineExamMaker tijdens het samenstellen van een beoordeling gericht op uw directe behoeften, een weloverwogen beslissing nemen over het inschakelen van de beste kandidaat voor een executive assistant met betrekking tot specifieke behoeften. Dit proces zal helpen ervoor te zorgen dat de kandidaat die u kiest dagelijkse taken en uitdagingen zal beheren en zal bijdragen aan de soepele werking van uw organisatie.