Het inhuren van de juiste secretaresse voor uw bedrijf is meer dan alleen het vinden van iemand die weet hoe hij agenda's moet beheren of de telefoon moet beantwoorden. Een zeer goede secretaresse fungeert meestal als ondersteuning voor drukke leidinggevenden en teams, en zorgt ervoor dat de facilitering binnen de organisatie goed en effectief verloopt. In dit opzicht is het belangrijk om de essentiële vaardigheden en eigenschappen die bijdragen aan een goede secretaresse correct te beoordelen.
Dit kan effectief worden gedaan door middel van een gepland online examen om objectief de capaciteiten van de kandidaat te analyseren. In dit artikel gaan we kijken naar hoe belangrijk secretaresses zijn; we benoemen verschillende essentiële vaardigheden en eigenschappen waar men naar op zoek is, en geven ook enkele manieren aan om al dergelijke verantwoordelijkheden van controle via OnlineExamMaker op een zeer effectieve manier te beheren.
- Waarom zijn secretaressevaardigheden belangrijk?
- 6 Basiscompetenties en kwaliteiten van bedrijfssecretarissen
- Hoe maak je een online test om secretaressevaardigheden te testen op OnlineExamMaker?
Waarom zijn secretaressevaardigheden belangrijk?
De secretaresses vormen doorgaans de ruggengraat van elke organisatie en zijn normaal gesproken belast met het beheren van administratieve verantwoordelijkheden, het coördineren van communicatie en het faciliteren van de gang van zaken op kantoor. Hun competentieniveau kan direct van invloed zijn op de productiviteit, organisatie en zelfs het moreel van werknemers.
6 Basiscompetenties en kwaliteiten van bedrijfssecretarissen
Bij het proberen om een secretaresse in te huren, is men op zoek naar een aantal belangrijke vaardigheden en persoonlijke eigenschappen. Hier zijn een half dozijn van deze eigenschappen:
1. Organisatie en tijdmanagement
Een secretaresse moet een zeer georganiseerd persoon zijn die effectief meerdere dingen tegelijk kan doen. De kandidaat moet in staat zijn om werk te prioriteren, deadlines te halen en een druk kantoor te organiseren. Dit zou bepalen of ze goed onder druk kunnen werken met tijdgevoelige activiteiten of niet.
2. Communicatieve vaardigheden
De rol van een secretaresse vereist in essentie correcte en effectieve communicatie. Ze moeten berichten overbrengen, met klanten omgaan en gezonde relaties intern en extern met professionaliteit onderhouden. Het zou helpen om informatie duidelijk en nauwkeurig door te geven als zowel de schriftelijke als mondelinge communicatie goed wordt gepresenteerd.
3. Aandacht voor details
Een secretaresse moet in alles behoorlijk nauwkeurig zijn, van het bijhouden van schema's en het voorbereiden van documenten tot het beantwoorden van vragen. Het effect van een kleine fout in een kantooromgeving kan enorm zijn, en dat is de reden waarom kandidaten in staat moeten zijn om gefocust te blijven en ervoor te zorgen dat nauwkeurigheid de boventoon voert in hun werk.
Professionele tip
Wilt u uw kandidaten online beoordelen? Maak gratis een online beoordeling van uw secretaressevaardigheden !
4. Technische vaardigheid
Secretaresses moeten vertrouwd zijn met kantoorsoftware zoals Microsoft Office Suite, Google Workspace en andere tools die administratieve taken eenvoudiger maken. Bekendheid met virtuele communicatietools Zoom of Slack is belangrijk, vooral in de huidige werkomgeving op afstand.
5. Probleemoplossing en aanpassingsvermogen
Op een druk kantoor kunnen er op elk moment problemen ontstaan, van planningsconflicten tot urgente taken. De goede secretaresse moet snel kunnen denken en met veranderende omstandigheden kunnen omgaan. Het meten van hun probleemoplossende vaardigheden kan inzicht geven in hun omgang met dergelijke uitdagingen.
6. Vertrouwelijkheid en professionaliteit
Secretaresses komen vaak cruciale bedrijfsinformatie tegen, waaronder vertrouwelijkheid van documenten en privégesprekken. Daarom moeten kandidaten zich betrouwbaar en professioneel tonen, en op elk moment discreet kunnen zijn. Het testen van deze eigenschap kan bestaan uit enkele situationele vragen over vertrouwelijke situaties waarmee ze tijdens hun werk te maken kunnen krijgen.
Hoe maak je een online test om secretaressevaardigheden te testen op OnlineExamMaker?
Met OnlineExamMaker is het zo eenvoudig om een online examen te maken om de secretaressevaardigheden van een kandidaat te testen. Zo maakt u een test voor de essentiële vaardigheden van uw kandidaten:
Creëer uw volgende quiz/examen met OnlineExamMaker
Stap 1: Meld u aan of log in bij OnlineExamMaker
Als u al een account hebt, logt u gewoon in. Als u nog geen account hebt, moet u zich registreren op de website van OnlineExamMaker.
Stap 2: Bereid vragen voor over secretaressevaardigheden
De vaardigheidstesten die gegeven moeten worden, kunnen geselecteerd worden op basis van de vereisten van de baan. Voor secretariële functies zijn voorbeelden organisatie, communicatie, aandacht voor detail en technische bekwaamheid.
U kunt online een groot aantal varianten van vragen maken in de tool OnlineExamMaker. U kunt hierbij letten op kandidaten met vragen met meerdere antwoorden, waarbij korte antwoorden worden gevraagd, en op situationele cases, naast nog veel meer: organisatorische kwesties, zoals scenarioplanning; communicatiegerelateerde kwesties, zoals het opstellen van een e-mail; het vermogen om aandacht te besteden aan details en het nalezen van de tekst.
U kunt OnlineExamMaker ook gebruiken om vragen te genereren voor de beoordeling van secretaressevaardigheden en deze rechtstreeks aan het examen toe te voegen.
Stap 3: Maak een examen
Maak een examen, bewerk de titel en beschrijving en voeg in deze stap beoordelingsvragen toe aan het examen.
Stap 4: Exameninstellingen configureren
Pas de instellingen van uw quiz aan, zoals quiz live tijd, bedrijfslogo, tijdslimieten. OnlineExamMaker biedt opties om automatische scoring van keuzevragen in te stellen, terwijl antwoorden met korte antwoorden onderworpen kunnen worden aan handmatige scoring. U kunt passing thresholds instellen en rapporten maken, en het is eenvoudig om ze te analyseren.
Stap 5: Verdeel de test
Zodra het examen klaar is, kunt u het delen met uw kandidaten via een eenvoudige e-maillink. Het examen is toegankelijk vanaf elk apparaat, waardoor kandidaten de test gemakkelijk op afstand kunnen voltooien wanneer het hen uitkomt.
Stap 6: Analyseer beoordelingsrapporten
Nadat de kandidaten een examen hebben afgelegd, genereert OnlineExamMaker een uitgebreid prestatieverslag over hen. Verder moet u hun sterke en zwakke punten beoordelen in verschillende aspecten van het begrijpen van de rol waarvoor ze hebben gesolliciteerd.
Beoordeling van secretaressevaardigheden helpt bij het inhuren van een professional die verschillende vaardigheden en verantwoordelijkheden kan beheren voor de soepele werking van uw organisatie. Deze online vaardigheidsbeoordelingstest, of trouwens elke test die is gegenereerd op OnlineExamMaker, zal een lange weg afleggen bij het objectief filteren van kandidaten op aspecten zoals organisatie, communicatie, technische bekwaamheid en professionaliteit. Het platform maakt het gemakkelijker om aangepaste examens te maken, deze efficiënter te distribueren en de resultaten te analyseren; en zo weloverwogen, zelfverzekerde beslissingen te nemen bij het aannemen van personeel. OnlineExamMaker is een krachtig hulpmiddel voor het stroomlijnen van het aannameproces om de juiste kandidaat te vinden voor uw functie als secretaresse.