Πάντα καταλήγει στην πρόσληψη του καλύτερου διαχειριστή γραφείων που μπορεί να εγγυηθεί την ομαλή λειτουργία σε θέματα γραφείου. Ένας υπεύθυνος γραφείου είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη των διοικητικών θέσεων εργασίας, τον συντονισμό με τις λειτουργίες του γραφείου και την υποστήριξη της συνολικής παραγωγικότητας. Η αξιολόγηση των απαιτούμενων μαλακών και τεχνικών δεξιοτήτων είναι επομένως απαραίτητη κατά την επιλογή του καλύτερου προσωπικού. Οι ηλεκτρονικές αξιολογήσεις καθιστούν πολύ πιο εύκολο σε αυτό το θέμα που μπορεί να δώσει σαφώς αποτελεσματικούς τρόπους για την αξιολόγηση των δεξιοτήτων ενός διαχειριστή γραφείων με εύχρηστους όρους. Το επίκεντρο αυτού του άρθρου είναι πώς να αξιολογήσετε τις δεξιότητες ενός διαχειριστή γραφείων, συμπεριλαμβανομένων των βασικών μαλακών και τεχνικών δεξιοτήτων που πρέπει να προσέξουμε και πώς να κατασκευαστεί μια αποτελεσματική online αξιολόγηση χρησιμοποιώντας το OnlineExammaker.
- Τι είναι η αξιολόγηση δεξιοτήτων του διαχειριστή γραφείου;
- 4 βασικές μαλακές δεξιότητες για διαχειριστές γραφείων
- 4 Τεχνικές δεξιότητες για εξαιρετικούς διαχειριστές γραφείων
- Πώς να κάνετε μια αξιολόγηση δεξιοτήτων του διαχειριστή γραφείου στο onlineExammaker;
Τι είναι η αξιολόγηση δεξιοτήτων του διαχειριστή γραφείου;
Μια αξιολόγηση ικανοτήτων του διαχειριστή γραφείου είναι το εργαλείο για την αξιολόγηση των κύριων ικανοτήτων στη διαχείριση των εργασιών γραφείου. Η αξιολόγηση συνήθως καλύπτει όχι μόνο τις μαλακές δεξιότητες, όπως η επικοινωνία και η διαχείριση του χρόνου, αλλά και οι τεχνικές, όπως η συνεργασία με τη διαχείριση λογισμικού και δεδομένων. Με τέτοιο τρόπο, ο εργοδότης θα είναι σίγουρος ότι ο υποψήφιος μπορεί να εκτελέσει αποτελεσματικά τη διοικητική εργασία, να οργανώσει διαδικασίες εργασίας στο γραφείο και να διατηρήσει το εργασιακό περιβάλλον παραγωγικό.
4 βασικές μαλακές δεξιότητες για διαχειριστές γραφείων
Οι διαχειριστές γραφείων πρέπει να διαθέτουν μια ποικιλία μαλακών δεξιοτήτων για να χειριστούν αποτελεσματικά τις αποκλίνουσες ευθύνες και τους ανθρώπους. Τα παρακάτω είναι τέσσερις βασικές μαλακές δεξιότητες που πρέπει να ληφθούν υπόψη.
1. Επικοινωνιακές δεξιότητες
Ο διαχειριστής γραφείου πρέπει να επικοινωνεί αποτελεσματικά με τους υπαλλήλους, τους πωλητές και τη διοίκηση. Η καλή επικοινωνία εξασφαλίζει ότι η εργασία γίνεται εγκαίρως και τα προβλήματα επιλύονται εγκαίρως. Κατά τη διάρκεια μιας αξιολόγησης, παρατηρήστε πόσο καλά οι υποψήφιοι περιγράφουν τις ιδέες τους, ακούνε προσεκτικά και προσαρμόζουν το στυλ επικοινωνίας τους ανάλογα με την κατάσταση.
2. Διαχείριση χρόνου
Η διαχείριση του χρόνου είναι πολύ σημαντική για τη διαχείριση διαφορετικών καθηκόντων και των προθεσμιών για την τήρηση. Ένας διευθυντής γραφείου πρέπει να κάνει πολλαπλούς, αλλά ταυτόχρονα, θα πρέπει να οργανωθεί μέσα σε μια πολυάσχολη ατμόσφαιρα. Ζητήστε ερωτήσεις συμπεριφοράς που εξηγούν πώς οι υποψήφιοι διαχειρίζονται τις ανταγωνιστικές εργασίες και την ικανότητά τους να διατηρούν την αποτελεσματικότητα υπό πίεση.
3. Επίλυση προβλημάτων
Ο διευθυντής γραφείου μπορεί να χρειαστεί να βάλει πυρκαγιές που έρχονται με τη μορφή απροσδόκητων προκλήσεων: δυσλειτουργικός εξοπλισμός, προβλήματα εργαζομένων ή τα παρόμοια. Οι δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων τους επιτρέπουν να αντιμετωπίζουν γρήγορα και αποτελεσματικά. Συμπεριλάβετε κάποιες υποθετικές καταστάσεις κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης για να δείτε πώς ο υποψήφιος μπορεί να σκεφτεί μέσω ενός προβλήματος και να βρει μια λύση αμέσως.
4. Ηγεσία και ο συντονισμός της ομάδας
Ενώ οι διαχειριστές γραφείων ενδέχεται να μην είναι πάντοτε σε ηγετική θέση, είναι σημαντικό να μπορούν να συντονίζουν τις ομάδες και να εξασφαλίσουν ότι όλα λειτουργούν ομαλά. Αξιολογούν τους υποψηφίους για την ικανότητά τους να μεταβιβάζουν τις ευθύνες, να διαχειρίζονται τις συγκρούσεις και να οικοδομούν συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας.
Μπορεί να θέλετε να μάθετε
Δημιουργήστε μια αξιολόγηση δεξιοτήτων αυτόματης τάξης χωρίς κωδικοποίηση – Δοκιμάστε το onlineExammaker σήμερα !
4 Τεχνικές δεξιότητες για εξαιρετικούς διαχειριστές γραφείων
Εκτός από τις μαλακές δεξιότητες, οι διαχειριστές γραφείων απαιτούν ορισμένες τεχνικές δεξιότητες για τη διαχείριση διαφορετικών λειτουργιών γραφείου αποτελεσματικά. Τέσσερις τεχνικές δεξιότητες για έλεγχο είναι οι ακόλουθες.
1. Επιδτήρηση με λογισμικό γραφείου
Οι διαχειριστές γραφείων πρέπει να είναι έμπειροι στη χρήση πακέτων λογισμικού γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των επεξεργαστών κειμένου, των εφαρμογών υπολογιστικών φύλλων και των εργαλείων διαχείρισης έργων. Δοκιμάστε την εμπειρία ενός υποψηφίου στο Microsoft Office, στο Google Workspace ή σε άλλα εργαλεία λογισμικού που σχετίζονται με τη βιομηχανία που λειτουργεί η επιχείρηση και να ελέγξει τις γνώσεις τους για την ευκολία χρήσης αυτού του λογισμικού και την ολοκλήρωση των εργασιών.
2. Εισαγωγή και διαχείριση δεδομένων
Η προσοχή στη λεπτομέρεια σχετικά με την εισαγωγή και την οργάνωση των δεδομένων είναι μια βασική ποιότητα ενός διαχειριστή γραφείων. Κάντε έναν κρίσιμο έλεγχο των υποψηφίων ανάλογα με το επίπεδο προσοχής τους και την ικανότητά τους να αντιμετωπίζουν τα δεδομένα για τους υπαλλήλους και τα αρχεία προσωπικού, μεταξύ άλλων. Τέτοιες εργασίες ενδέχεται να κυμαίνονται από τη διαλογή έως την εισαγωγή δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα.
3. Προϋπολογισμός και οικονομική διαχείριση
Οι διαχειριστές γραφείων ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση των προϋπολογισμών, την παρακολούθηση των δαπανών και την επεξεργασία τιμολογίων. Δοκιμάζουν τους υποψηφίους σχετικά με την ικανότητά τους να διαχειρίζονται οικονομικά καθήκοντα, όπως η συμφιλίωση των δαπανών ή η παρακολούθηση των δαπανών που σχετίζονται με το γραφείο έναντι ενός προϋπολογισμού.
4. Γνώση εξοπλισμού και συστημάτων γραφείου
Ένας διαχειριστής γραφείων θα πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τον εξοπλισμό γραφείου, όπως εκτυπωτές, φωτοαντιγραφικά και συστήματα τηλεπικοινωνιών. Συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι υποψήφιοι θα αντιμετώπιζαν ή θα διαχειρίζονται κοινά ζητήματα εξοπλισμού γραφείου.
Πώς να κάνετε μια αξιολόγηση δεξιοτήτων του διαχειριστή γραφείου στο onlineExammaker;
Η δημιουργία μιας διαδικτυακής αξιολόγησης δεξιοτήτων στο Online Office στο OnlineExammaker είναι μάλλον απλή. Εδώ είναι:
Δημιουργήστε το επόμενο κουίζ/εξέτασή σας με το OnlineExamMaker
Βήμα 1: Καθορίστε λεπτομέρειες αξιολόγησης
Κάντε κλικ στο κουμπί “New Exam” και, στη συνέχεια, ορίσετε έναν τίτλο, για παράδειγμα, “Αξιολόγηση δεξιοτήτων του Office Manager” και περιγράψτε τις δεξιότητες που πρέπει να δοκιμαστούν. Βάλτε το χρονοδιακόπτη ανάλογα με την πολυπλοκότητα της δοκιμής σας.
Βήμα 2: Προσθέστε ερωτήσεις αξιολόγησης
Συνδυάστε τους τύπους ερωτήσεων-κατάλληλες ερωτήσεις πολλαπλών επιλογών για τεχνικές δεξιότητες και ερωτήσεις που βασίζονται σε σενάριο για μαλακές δεξιότητες. Προσαρμόστε τις ερωτήσεις σε πραγματικές εργασίες διαχείρισης γραφείων.
Βήμα 3: Προσαρμογή ρυθμίσεων αξιολόγησης
Ορίστε μια βαθμολογία διέλευσης, τυχαιοποιήστε τις ερωτήσεις εάν είναι απαραίτητο και προσαρμόστε τα χρονικά όρια. Αυτό εξασφαλίζει μια μη προκατειλημμένη και οργανωμένη αξιολόγηση. Προκειμένου να δημιουργήσετε μια ασφαλή εξέταση για να αποτρέψετε την εξαπάτηση, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη ρύθμιση του Webcam Proctoring σε αυτό το βήμα.
Βήμα 4: Δημοσιεύστε και μοιραστείτε
Όταν η αξιολόγηση έχει οριστεί, δημοσιεύστε το και στη συνέχεια μοιραστείτε τον σύνδεσμο με τους υποψηφίους. Επιπλέον, παρακολουθείτε τις απαντήσεις που έρχονται και βαθμολογήστε την απόδοση στην πλατφόρμα.
Βήμα 5: Παρακολούθηση εξετάσεων
Το OnlineExammaker παρέχει επίσης τη δυνατότητα να παρακολουθείτε αποτελεσματικά τα αρχεία εξετάσεων. Θα είστε σε θέση να παρακολουθείτε την πρόοδο των υποψηφίων, να δείτε λεπτομερή ανάλυση και να διατηρήσετε ένα αρχείο όλων των προηγούμενων αξιολογήσεων. Αυτή η λειτουργία σας βοηθά να διαχειριστείτε πολλαπλές αξιολογήσεις και να λαμβάνετε αποφάσεις που βασίζονται σε δεδομένα σχετικά με τους υποψηφίους σας.
Η αξιολόγηση των δεξιοτήτων των διαχειριστών γραφείων είναι επομένως ένας από τους σημαντικούς παράγοντες που εξασφαλίζουν την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα ενός γραφείου. Η αξιολόγηση των μαλακών και τεχνικών δεξιοτήτων επιτρέπει στον εργοδότη να επιλέξει αυτούς τους υποψηφίους εργασίας που μπορούν να χειριστούν το σύνθετο πεδίο εφαρμογής των αρμοδιοτήτων. Το OnlineExammaker θα βοηθήσει στο σχεδιασμό προσαρμοσμένων αξιολογήσεων για την προβολή, τη σύγκριση και την απεικόνιση της ικανότητας κάθε υποψηφίου σε μια μορφή μόνο για ανάγνωση. Το OnlineExammaker διευκολύνει μια εύκολη διεπαφή χρήστη για να διευκολύνει τη διαδικασία πρόσληψης και να επιλέξει τους καλύτερους υποψηφίους για τις ανάγκες διαχείρισης γραφείων.