Πώς να αξιολογήσετε τις δεξιότητες γραμματέων των υποψηφίων κατά την πρόσληψη;

Η πρόσληψη του κατάλληλου γραμματέα της εταιρείας σας είναι κάτι περισσότερο από την εξεύρεση κάποιου που ξέρει πώς να διαχειρίζεται τα ημερολόγια ή να απαντήσει στο τηλέφωνο. Ένας πολύ καλός γραμματέας συνήθως ενεργεί ως υποστήριξη για πολυάσχολα στελέχη και ομάδες, βλέποντας ότι η διευκόλυνση μέσα στον οργανισμό πραγματοποιείται καλά και αποτελεσματικά. Από αυτή την άποψη, είναι σημαντικό να αξιολογηθεί σωστά αυτές οι βασικές δεξιότητες και χαρακτηριστικά που συμβάλλουν σε έναν καλό γραμματέα.

Αυτό θα μπορούσε να γίνει αποτελεσματικά μέσω μιας προγραμματισμένης διαδικτυακής εξέτασης για την αντικειμενική ανάλυση των δυνατοτήτων του υποψηφίου. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τον τρόπο με τον οποίο οι γραμματείς είναι σημαντικοί. Σημειώστε αρκετές βασικές δεξιότητες και χαρακτηριστικά που αναζητάτε και δείχνουν επίσης μερικούς από τους τρόπους διαχείρισης όλων αυτών των ευθυνών του ελέγχου μέσω του OnlineExammaker με πολύ αποτελεσματικό τρόπο.

• Γιατί είναι σημαντικές οι δεξιότητες γραμματέων;
• 6 Βασικές ικανότητες και ιδιότητες των γραμματέων της εταιρείας
• Πώς να δημιουργήσετε μια online δοκιμή για να ελέγξετε τις δεξιότητες γραμματέων στο onlineExammaker;

Γιατί είναι σημαντικές οι δεξιότητες των γραμματέων;

Οι γραμματείς είναι συνήθως η ραχοκοκαλιά οποιουδήποτε οργανισμού και συνήθως έχουν επιφορτιστεί με τη διαχείριση των διοικητικών αρμοδιοτήτων, τον συντονισμό της επικοινωνίας και τη διευκόλυνση της λειτουργίας ενός γραφείου. Το επίπεδο ικανότητάς τους μπορεί να επηρεάσει άμεσα την παραγωγικότητα, την οργάνωση και ακόμη και το ηθικό των εργαζομένων.

6 Βασικές ικανότητες και ιδιότητες των γραμματέων της εταιρείας

Όταν προσπαθεί να προσλάβει έναν γραμματέα, ψάχνει για μια σειρά σημαντικών δεξιοτήτων και προσωπικών χαρακτηριστικών. Εδώ είναι μια μισή ντουζίνα από αυτά τα χαρακτηριστικά:

1 Οργάνωση και διαχείριση χρόνου
Ένας γραμματέας πρέπει να είναι ένα πολύ οργανωμένο άτομο που μπορεί να διαχειριστεί να κάνει πολλά πράγματα ταυτόχρονα αποτελεσματικά. Ο υποψήφιος πρέπει να είναι σε θέση να δώσει προτεραιότητα στην εργασία, στις προθεσμίες για την τήρηση και την οργάνωση ενός πολυάσχολου γραφείου. Αυτό θα καθορίσει εάν είναι σε θέση να εργαστούν καλά υπό πίεση με ευαίσθητες στο χρόνο δραστηριότητες ή όχι.

2. επικοινωνιακές δεξιότητες
Ο ρόλος ενός γραμματέα απαιτεί ουσιαστικά την κατάλληλη και αποτελεσματική επικοινωνία. Πρέπει να μεταφέρουν μηνύματα, να αλληλεπιδρούν με τους πελάτες και να διατηρούν υγιεινές σχέσεις εσωτερικά και εξωτερικά με τον επαγγελματισμό. Θα βοηθούσε να ξεκαθαρίσει και να είναι η ακριβής πέρασμα των πληροφοριών όταν παρουσιάζονται καλά οι γραπτές και οι λεκτικές επικοινωνίες.

3. Προσοχή στη λεπτομέρεια
Ένας γραμματέας πρέπει να είναι αρκετά ακριβής σε όλα, από τη διατήρηση των χρονοδιαγραμμάτων και την προετοιμασία των εγγράφων για την ανταπόκριση σε ερωτήματα. Η επίδραση ενός μικρού λάθους σε ένα περιβάλλον γραφείου μπορεί να είναι τεράστια και αυτός είναι ο λόγος που οι υποψήφιοι πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να παραμείνουν εστιασμένοι και να εξασφαλίσουν ότι η ακρίβεια επικρατεί στο έργο τους.

4. Τεχνική επάρκεια
Οι γραμματείς θα πρέπει να αισθάνονται άνετα με λογισμικό γραφείου όπως η Microsoft Office Suite, ο χώρος εργασίας του Google και άλλα εργαλεία που διευκολύνουν τις διοικητικές εργασίες. Η εξοικείωση με τα εικονικά εργαλεία επικοινωνίας το Zoom ή το Slack είναι σημαντική, ειδικά στο σημερινό απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον.

5. Επίλυση προβλημάτων και προσαρμοστικότητα

Σε ένα πολυσύχναστο γραφείο, τα προβλήματα μπορεί να προκύψουν ανά πάσα στιγμή, από τον προγραμματισμό των συγκρούσεων σε επείγουσες εργασίες. Ο καλός γραμματέας πρέπει να είναι σε θέση να σκεφτεί στα πόδια τους και να χειριστεί τις μεταβαλλόμενες συνθήκες. Η μέτρηση των δεξιοτήτων επίλυσης προβλημάτων μπορεί να παρέχει πληροφορίες για το χειρισμό τέτοιων προκλήσεων.

6. Εμπιστευτικότητα και επαγγελματισμός
Οι γραμματείς συχνά συναντούν κρίσιμες πληροφορίες της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης της εμπιστευτικότητας των εγγράφων και των ιδιωτικών συνομιλιών. Έτσι, οι υποψήφιοι πρέπει να αποδειχθούν αξιόπιστο και επαγγελματικοί, ικανοί να είναι διακριτικοί ανά πάσα στιγμή. Η δοκιμή για αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί να περιλαμβάνει ορισμένες ερωτήσεις κατάστασης σχετικά με εμπιστευτικές καταστάσεις που μπορεί να έχουν να αντιμετωπίσουν ενώ εργάζονται.

Πώς να δημιουργήσετε μια ηλεκτρονική δοκιμή για να ελέγξετε τις δεξιότητες γραμματέα στο onlineExammaker;

Με το OnlineExammaker, είναι τόσο εύκολο να δημιουργήσετε μια ηλεκτρονική εξέταση για να δοκιμάσετε τις δεξιότητες του γραμματέα ενός υποψηφίου. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια δοκιμή για τις βασικές ικανότητες των υποψηφίων σας:

Βήμα 1: εγγραφή ή σύνδεση στο onlineExammaker

Εάν έχετε ήδη λογαριασμό, απλά συνδεθείτε. Εάν δεν έχετε λογαριασμό, πρέπει να εγγραφείτε για ένα στον ιστότοπο onlineExammaker.

Βήμα 2: Προετοιμασία ερωτήσεων δεξιοτήτων γραμματέων

Οι δοκιμές δεξιοτήτων που πρέπει να δοθούν μπορούν να επιλεγούν με βάση τις απαιτήσεις εργασίας. Για τις γραμματειακές θέσεις, τα παραδείγματα είναι η οργάνωση, η επικοινωνία, η προσοχή στη λεπτομέρεια και η τεχνική επάρκεια.

Μπορείτε να δημιουργήσετε αρκετές παραλλαγές ερωτήσεων στο διαδίκτυο στο δεδομένο εργαλείο που είναι γνωστό ως onlineExammaker για να παρακολουθήσετε υποψηφίους με ερωτήσεις πολλαπλών απαντήσεων, με τις σύντομες απαντήσεις που ζητήθηκαν και καταστάσεις περιπτωσιολογικής μελέτης μεταξύ πολλών άλλων: οργανωτικά ζητήματα, όπως ο προγραμματισμός σεναρίων. που σχετίζονται με τα comms, για παράδειγμα σύνταξη ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ικανότητα για ερωτήσεις προσοχής-σειτόμενο ζήτημα για απόδειξη-ανάγνωση οποιουδήποτε από το κείμενο.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το OnlineExammaker για να δημιουργήσετε ερωτήσεις για την αξιολόγηση των δεξιοτήτων γραμματέων και να τις προσθέσετε απευθείας στις εξετάσεις.

Βήμα 3: Δημιουργήστε μια εξέταση

Δημιουργήστε μια εξέταση, επεξεργαστείτε τον τίτλο και την περιγραφή του, τότε μπορείτε να προσθέσετε ερωτήσεις αξιολόγησης στις εξετάσεις σε αυτό το βήμα.

Βήμα 4: Ρύθμιση παραμέτρων εξετάσεων

Προσαρμοσμένη ρύθμιση του κουίζ σας, όπως το Quiz Live Time, το λογότυπο της εταιρείας, τα χρονικά όρια.OnlineExammaker παρέχει επιλογές για τον καθορισμό της αυτόματης βαθμολόγησης των ερωτήσεων επιλογής, ενώ οι απαντήσεις με σύντομες απαντήσεις μπορούν να υποβληθούν σε χειροκίνητη βαθμολογία. Μπορείτε να ορίσετε κατώτατα όρια και να κάνετε αναφορές και είναι εύκολο να τα αναλύσετε.

Βήμα 5: Διανείμετε τη δοκιμή

Μόλις η εξέταση είναι έτοιμη, μπορείτε να το μοιραστείτε με τους υποψηφίους σας μέσω ενός απλού σύνδεσμου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η εξέταση είναι προσβάσιμη από οποιαδήποτε συσκευή, διευκολύνοντας τους υποψηφίους να ολοκληρώσουν τη δοκιμή εξ αποστάσεως στην ευκολία τους.

Βήμα 6: Αναλύστε αναφορές αξιολόγησης

Αφού οι υποψήφιοι λάβουν μια εξέταση, το OnlineExammaker δημιουργεί μια ολοκληρωμένη αναφορά απόδοσης σε αυτούς. Επιπλέον, θα πρέπει να αξιολογήσετε τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες τους σε διάφορες πτυχές της κατανόησης του ρόλου για τον οποίο έχουν υποβάλει αίτηση.

Η αξιολόγηση των δεξιοτήτων του Γραμματέα θα βοηθήσει να προσλάβει έναν επαγγελματία που μπορεί να διαχειριστεί διάφορες δεξιότητες και ευθύνες για την ομαλή λειτουργικότητα του οργανισμού σας. Αυτή η δοκιμή αξιολόγησης δεξιοτήτων στο διαδίκτυο, ή για το θέμα αυτό, οποιαδήποτε δοκιμή που δημιουργείται στο OnlineExammaker, θα προχωρήσει σε μεγάλο βαθμό στην αντικειμενική φιλτράρισμα των υποψηφίων σε πτυχές όπως η οργάνωση, η επικοινωνία, η τεχνική επάρκεια και ο επαγγελματισμός. Η πλατφόρμα διευκολύνει τη δημιουργία προσαρμοσμένων εξετάσεων, τη διανομή τους πιο αποτελεσματικά και την ανάλυση των αποτελεσμάτων. Ως εκ τούτου, κάνοντας ενημερωμένες, σίγουρες αποφάσεις πρόσληψης. Το OnlineExammaker είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας πρόσληψης για να βρείτε τον σωστό υποψήφιο για τη θέση του γραμματέα της εταιρείας σας.