At ansætte den rette sekretær for din virksomhed er mere end bare at finde nogen, der ved, hvordan man administrerer kalendere eller besvarer telefonen. En meget god sekretær fungerer normalt som en støtte til travle ledere og teams, der ses til, at lettelse i organisationen finder sted godt og effektivt. I denne henseende er det vigtigt at korrekt vurdere de væsentlige færdigheder og træk, der bidrager til en god sekretær.
Dette kan effektivt udføres gennem en planlagt online -eksamen for objektivt at analysere kandidatens kapaciteter. I denne artikel skal vi se på, hvor sekretærer er vigtige; Fastlæg flere væsentlige færdigheder og træk, man ser efter, og indikerer også nogle af måderne til at styre alt sådant ansvar for kontrol gennem OnlineExammaker på en meget effektiv måde.
- Hvorfor er sekretærfærdigheder vigtige?
- 6 Grundlæggende kompetencer og kvaliteter hos virksomhedssekretærer
- hvordan man opretter en online test for at kontrollere sekretærfærdigheder på onlineexammaker?
Hvorfor er sekretærfærdigheder vigtige?
Sekretærerne er normalt rygraden i enhver organisation og har normalt til opgave at styre administrativt ansvar, koordinere kommunikation og lette driften af et kontor. Deres kompetenceniveau kan direkte påvirke produktivitet, organisering og endda medarbejdernes moral.
6 Grundlæggende kompetencer og kvaliteter hos virksomhedens sekretærer
Når man prøver at ansætte en sekretær, leder man efter en række vigtige færdigheder og personlige træk. Her er et halvt dusin af disse attributter:
1. organisation og tidsstyring
En sekretær bør være en meget organiseret person, der kan klare at gøre flere ting på samme tid effektivt. Kandidaten skal være i stand til at prioritere arbejde, overholde frister og organisere et travlt kontor. Dette vil afgøre, om de er i stand til at fungere godt under pres med tidsfølsomme aktiviteter eller ej.
2. kommunikationsevner
Rollen som en sekretær kræver i det væsentlige korrekt og effektiv kommunikation. De er nødt til at formidle meddelelser, interagere med klienter og opretholde sunde relationer internt og eksternt med professionalisme. Det ville hjælpe med at rydde og nøjagtige afgange af oplysninger, når både den skriftlige og verbale kommunikation er godt præsenteret.
3. opmærksomhed på detaljer
En sekretær skal være ret nøjagtig i alt fra vedligeholdelse af tidsplaner og forberedelse af dokumenter til at svare på forespørgsler. Effekten af en lille fejltagelse i et kontormiljø kan være enorm, og det er grunden til, at kandidater skal have evnen til at holde fokus og sikre, at nøjagtigheden er fremherskende i deres arbejde.
pro tip
Vil du vurdere dine kandidater online? Opret en online -sekretærfærdighedsvurdering gratis !
4. teknisk færdighed
Sekretærer skal føle sig godt tilpas med kontorsoftware som Microsoft Office Suite, Google Workspace og andre værktøjer, der gør administrative opgaver lettere. Fortrolighed med virtuelle kommunikationsværktøjer zoom eller slap er vigtig, især i dagens fjernarbejdsmiljø.
5. Problemløsning og tilpasningsevne
På et travlt kontor kan der når som helst opstå problemer fra planlægning af konflikter til presserende opgaver. Den gode sekretær skal være i stand til at tænke på deres fødder og håndtere skiftende omstændigheder. Måling af deres problemløsningsevner kan give indsigt i deres håndtering af sådanne udfordringer.
6. Fortrolighed og professionalisme
Sekretærer støder ofte på vigtige virksomhedsoplysninger, herunder fortrolighed af dokumenter og private samtaler. Således skal kandidater vise sig at være pålidelige og professionelle, der er i stand til at være diskret når som helst. Testning af denne egenskab kan involvere nogle situationelle spørgsmål om fortrolige situationer, som de muligvis skal tackle med, mens de arbejder.
Hvordan oprettes en online test for at kontrollere sekretærfærdigheder på onlineexammaker?
Med OnlineExammaker er det så let at oprette en online eksamen til at teste en kandidats sekretær. Sådan kan du oprette en test for dine kandidaters væsentlige evner:
Opret din næste quiz/eksamen med OnlineExamMaker
Trin 1: Tilmelding eller login til onlineexammaker
Hvis du allerede har en konto, skal du blot logge ind. Hvis du ikke har en konto, skal du tilmelde dig en på OnlineExammaker -webstedet.
Trin 2: Forbered spørgsmål om sekretærfærdigheder
De færdighedstest, der skal gives, kan vælges baseret på jobkravene. For sekretærpositioner er eksempler organisation, kommunikation, opmærksomhed på detaljer og teknisk færdighed.
Du kan oprette en hel del varianter af spørgsmål online i det givne værktøj, der er kendt som onlineexammaker, til at se efter kandidater med flere svar spørgsmål, med korte svar, og situationelle casestudiesituationer blandt mange andre: organisatoriske spørgsmål, såsom scenarieplanlægning; Kommissær, for eksempel at udarbejde en e-mail; Evne til opmærksomhed-til-detaljer spørgsmål stillet til korrekturlæsning en af tekst.
Du kan også bruge OnlineExammaker til at generere spørgsmål til vurdering af sekretærfærdigheder og tilføje dem til eksamen direkte.
Trin 3: Opret en eksamen
Opret en eksamen, rediger dens titel og beskrivelse, så kan du tilføje vurderingsspørgsmål til eksamen i dette trin.
Trin 4: Konfigurer eksamensindstillinger
Bruger indstillingen af din quiz, såsom Quiz Live Time, Company Logo, Time Limits.OnlineExammaker giver muligheder for at indstille automatisk scoring af valg af spørgsmål, mens svar med korte svar kan være underlagt manuel score. Du kan indstille forbipasserende tærskler og lave rapporter, og det er let at analysere dem.
Trin 5: Distribuer testen
Når eksamen er klar, kan du dele den med dine kandidater via et simpelt e -mail -link. Prøven er tilgængelig fra enhver enhed, hvilket gør det let for kandidater at gennemføre testen eksternt ved deres bekvemmelighed.
Trin 6: Analyser vurderingsrapporter
Efter at kandidaterne har taget en eksamen, genererer OnlineExammaker en omfattende præstationsrapport om dem. Desuden bliver du nødt til at vurdere deres styrker og svagheder i forskellige aspekter af at forstå den rolle, de har anvendt til.
Vurdering af sekretærfærdigheder vil hjælpe med at ansætte en professionel, der kan styre forskellige færdigheder og ansvar for din organisations glatte funktionalitet. Denne online færdighedsvurderingstest, eller for den sags skyld enhver test, der genereres på onlineexammaker, vil gå langt i objektivt at filtrere kandidater på aspekter som organisation, kommunikation, teknisk færdigheder og professionalisme. Platformen gør det lettere at oprette tilpassede eksamener, fordele dem mere effektivt og analysere resultaterne; Derfor træffer informerede, selvsikre ansættelsesbeslutninger. Onlineexammaker er et kraftfuldt værktøj til at strømline ansættelsesprocessen for at finde den rigtige kandidat til din virksomheds sekretærposition.