Hur bedömer man chefsassistentens färdigheter hos kandidater online?

Rätt anställning av en chefsassistent är alltid viktig för alla organisationer för att fungera smidigt. En skicklig chefsassistent hjälper till att hantera scheman, kommunikation och stödjer chefer, så att de kan fokusera på viktigare uppgifter. Det är dags att noggrant bedöma en kandidats nyckelfärdigheter och egenskaper för att göra det bästa anställningsvalet.

• 8 Grundläggande färdigheter och egenskaper för chefsassistenten
• 3 metoder för att utvärdera kompetensen hos chefsassistenter vid anställning
• Hur skapar man en färdighetsbedömning av Executive Assistant med OnlineExamMaker?

8 Grundläggande färdigheter och egenskaper för chefsassistenten

En verkställande assistent bör vara unikt utrustad med tekniska, organisatoriska och interpersonella färdigheter. Häri är kärnan 8 färdigheter och egenskaper som är helt oumbärliga för att prestera i rollen.

1. Organisationsförmåga
EA:er bör kunna hantera flera uppgifter och scheman, och se till att allt är organiserat ordentligt och slutfört i rätt tid.

2. Kommunikationsförmåga
Många gånger är EA:er den första kontaktpunkten för chefer; Därför måste deras kommunikation – både skriftlig och muntlig – vara klar och professionell.

3. Tidshantering
Hemligheten bakom tidshantering, samtidigt som man jonglerar med ett antal prioriteringar, är avgörande för att arbetsflödet ska fungera smidigt.

4. Problemlösning
EA:er måste tänka på fötterna. De måste vara beredda på oväntade saker, som konflikter i scheman eller förändringar i sista minuten.

5. Uppmärksamhet på detaljer
EA:er bör vara ganska noggranna, eftersom även mindre misstag i schemaläggning eller dokumentation kan få allvarliga konsekvenser.

6. Teknisk skicklighet
Programvaruverktyg som kalkylblad, kalendrar och projektledningssystem används dagligen.

7. Sekretess och diskretion
EA:er stöter ofta på mycket känslig information, som ska underhållas med konfidentialitet och professionalism.

8. Interpersonella färdigheter
En EA kommer att interagera mycket med chefer, anställda, kunder och leverantörer; därför är goda interpersonella färdigheter avgörande för att hjälpa en individ att uttrycka saker i enlighet därmed.

3 metoder för att utvärdera kompetensen hos chefsassistenter vid anställning

För att utvärdera verkställande assistentkandidater, överväg följande metoder.

1. Intervjuer
Intervjuer gör att du kan överväga förmågan att kommunicera, lösa problem och passa in i kulturen. Du kan ställa situationsrelaterade frågor, som:
● Hur prioriterar du uppgifter när det finns flera brådskande förfrågningar?
● Beskriv en situation där du var tvungen att hantera konflikter eller en svår situation.
● Vilka verktyg har du använt i schemaläggning och hantering av dina uppgifter?
Dessa frågor hjälper till att avgöra hur kandidater tänker och kommunicerar under press.

2. Färdighetstester
Detta kommer att bekräfta kandidatens praktiska färdigheter. Du kan testa en kandidats skicklighet i att underhålla kalendrar, förbereda dokument eller skriva e-post. Du bör ge dem uppdrag att utföra på en dator, som att boka ett möte, skriva ett affärsbrev eller skriva en enkel rapport. Detta kan hjälpa dig att mäta deras prestationer när de utför stora uppgifter.

3. Beteendebedömningar
Dessa är rollspelsscenarier eller situationsfrågor som bedömer en kandidats svar på utmaningar. Exempel inkluderar följande:
Hur skulle du planera runt en chefs mycket viktiga möte om detta möte behövde justeras i sista minuten?
Vad skulle du göra om din chef ville göra brådskande ändringar i en presentation dagen före mötet?
Den här typen av frågor visar hur en kandidat hanterar stress och utmanande situationer.

Hur skapar man en färdighetsbedömning av Executive Assistant med OnlineExamMaker?

Det bästa sättet att avgöra om en exekutiv assistentkandidat är behörig är att utforma ett onlinekompetensbedömningstest. Verktyg som OnlineExamMaker gör det möjligt att skapa skräddarsydda bedömningar på viktiga färdighetstest på ett strukturerat sätt.

Så här ska du gå tillväga för att använda den:

Steg 1: Anpassa provtiteln

Om du skapar ett nytt prov, klicka på knappen "Nytt prov" på instrumentpanelen i OnlineExamMaker. Leta efter avsnittet där provtiteln visas, vanligtvis högst upp på sidan eller i provinställningarna. Ange önskad titel i textfältet. Det här är titeln som kommer att visas för både dig och testdeltagarna.

Steg 2: Lägg till bedömningsfrågor

När provet är skapat kan du lägga till frågor från frågebanken till din bedömning direkt. OnlineExamMaker tillåter olika typer av frågor för en omfattande bedömning av en chefsassistents färdigheter.

Steg 4: Konfigurera bedömningsinställning

Ställ in frågesporttid, registreringsformulär, förutbestäm betyg eller poäng för korrekta svar medan du lägger till frågorna. Du kan också aktivera webbkameraproctoring för att förhindra fusk under testet.

Steg 4: Fördela åtkomst till tentamen

Du kan dela en länk till testet så att kandidaterna kan komma åt och slutföra testet var som helst där det finns en internet- och enhetsanslutning.

Steg 5: Analysera undersökningsresultat

Efter att kandidaterna har gjort testet görs detaljerade rapporter om styrkor och svagheter tillgängliga av OnlineExamMaker. Detta gör det därför lättare att hitta toppkandidater på ett ögonblick.

Bedömning av prestationer och färdigheter hos en exekutiv assistent är avgörande för att hitta precis rätt assistent för att hantera ledningen och ge stöd till ett ledarteam. Efter att ha koncentrerat sig på organisatoriska färdigheter, kommunikationsförmåga och problemlösningsförmåga, några av de mest framstående att besitta, genom att använda OnlineExamMaker samtidigt som man gör en bedömning fokuserad på dina direkta behov, gör det möjligt att fatta ett instruerat beslut om att anlita den som bäst passar en chefsassistent angående specificerade behov. Denna process kommer att hjälpa till att säkerställa att den kandidat du väljer kommer att hantera dagliga uppgifter och utmaningar och bidra till att din organisation fungerar smidigt.